Logiciel de gestion pour organisme de formation : gratuit et complet
Sessions à planifier, émargements à faire signer, devis à relancer, BPF à consolider : la gestion d'un organisme de formation est d'abord un travail administratif. Kaliio le centralise dans un seul outil gratuit, pensé pour les OF et les formateurs indépendants.
Un logiciel de gestion pour organisme de formation centralise sessions, inscriptions, émargements, devis, documents administratifs et BPF dans un seul outil. Kaliio est un logiciel de gestion d'OF 100 % gratuit : formations et sessions illimitées, devis signés en ligne, documents PDF automatiques et export BPF — sans carte bancaire.
- Sessions et formations illimitées
- Devis envoyés et signés en ligne
- Émargement numérique signé
- Documents PDF générés automatiquement
- Export BPF et conformité Qualiopi inclus
Que doit couvrir un logiciel de gestion d'organisme de formation ?
Un organisme de formation gère en parallèle un cycle commercial (devis, conventions, facturation), un cycle pédagogique (sessions, émargements, évaluations) et un cycle déclaratif (BPF, conformité). Un logiciel de gestion d'OF doit couvrir ces trois cycles sans ressaisie : chaque information entrée une fois alimente tous les documents et les envois.
Formations et sessions
Créer le catalogue de formations, planifier les sessions (dates, lieux, statuts), suivre leur avancement du brouillon à l'archivage et garder l'historique complet de l'activité.
Émargements et présence
Faire signer les feuilles d'émargement en ligne par les stagiaires et les formateurs, les horodater, les archiver et les envoyer par email aux parties prenantes.
Devis, conventions et documents
Envoyer des devis signables en ligne, puis générer convention, programme, convocation, attestation et certificat de réalisation à partir des données déjà saisies.
BPF et obligations déclaratives
Consolider heures, stagiaires et produits de formation tout au long de l'année pour préparer le Bilan Pédagogique et Financier sans ressaisie de dernière minute.
Clients, stagiaires, formateurs, financeurs
Tenir à jour les dossiers d'inscription, les coordonnées clients, les qualifications des formateurs et les financeurs rattachés à chaque session.
Emails et relances automatiques
Programmer l'envoi des convocations, questionnaires de positionnement, évaluations de satisfaction et relances — sans copier-coller depuis une boîte mail.
La gestion administrative d'un organisme de formation au quotidien
La charge administrative suit le cycle de vie de chaque session. Voici les tâches récurrentes qu'un logiciel de gestion doit automatiser, phase par phase :
Avant la session
- Établir et faire signer le devis puis la convention de formation
- Envoyer le programme, la convocation et le règlement intérieur
- Recueillir les besoins et faire passer le questionnaire de positionnement
- Constituer le dossier d'inscription (client, stagiaires, financeur)
Pendant la session
- Faire émarger stagiaires et formateurs à chaque demi-journée
- Tracer les incidents et les aménagements éventuels
- Suivre l'assiduité et relancer les absents
Après la session
- Générer l'attestation de fin de formation et le certificat de réalisation
- Envoyer les questionnaires de satisfaction aux stagiaires et financeurs
- Archiver les preuves et alimenter les données du BPF
- Facturer le client ou le financeur
Tous les documents de ce cycle existent en modèles gratuits sur Kaliio :
Gestion et Qualiopi : un seul outil pour les deux
Si votre organisme est certifié Qualiopi — ou vise la certification —, séparer la gestion quotidienne et la collecte des preuves revient à faire le travail deux fois. Dans Kaliio, chaque acte de gestion produit automatiquement la preuve attendue : une feuille d'émargement signée, une convention datée, un questionnaire de satisfaction archivé.
Le tableau de bord de conformité indique en temps réel ce qui est couvert sur les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité, sans saisie supplémentaire par rapport à la gestion courante.
Logiciel de gestion d'OF gratuit ou payant : que choisir ?
La plupart des logiciels de gestion pour organismes de formation sont vendus par abonnement mensuel, parfois facturé par utilisateur ou par module. Pour un OF qui démarre ou un formateur indépendant, ce coût fixe pèse avant même les premières sessions vendues.
Kaliio fait un choix différent : toutes les fonctionnalités de gestion (sessions illimitées, devis en ligne, documents PDF, émargement signé, questionnaires, portail formateur, export BPF partiel) sont gratuites. Le modèle est financé par une offre Premium optionnelle — stockage illimité, veille réglementaire, support prioritaire — dont aucun OF n'a besoin pour gérer son activité au quotidien.
Les fonctionnalités de gestion incluses dans Kaliio
Le détail de ce que couvre l'offre gratuite, et ce qui relève des options Premium :
| Fonctionnalité de gestion | Ce que fait Kaliio | Offre |
|---|---|---|
| Formations et sessions | Catalogue, planification et suivi de sessions illimitées | Gratuit |
| Devis | Envoi et signature des devis en ligne | Gratuit |
| Documents administratifs | Convention, programme, convocation, attestation, certificat de réalisation générés en PDF | Gratuit |
| Émargement | Feuilles signées en ligne, horodatées, envoyées par email | Gratuit |
| Questionnaires | Positionnement, satisfaction et abandon en ligne, envois automatiques | Gratuit |
| Portail formateur | Le formateur saisit ses informations, émargements, incidents et comptes rendus | Gratuit |
| BPF | Export partiel des données du Bilan Pédagogique et Financier | Gratuit |
| Conformité Qualiopi | Suivi des 32 indicateurs et preuves collectées automatiquement | Gratuit |
| Site et catalogue en ligne | Site internet inclus, aux couleurs et au logo de l'organisme | Gratuit |
| Stockage | 500 Mo inclus — illimité, veille réglementaire et support prioritaire en Premium (22,90 €/mois) | Gratuit / Premium |
| Employé IA | Un assistant IA traite les opérations de gestion par email | Premium IA (62,90 €/mois) |
Questions fréquentes
Un bon logiciel de gestion d'organisme de formation doit couvrir cinq besoins : la planification des formations et sessions, les émargements signés, les devis et documents administratifs (convention, convocation, attestation), la préparation du BPF et le suivi des clients, stagiaires, formateurs et financeurs. Kaliio couvre ces cinq besoins gratuitement, avec en plus le suivi de conformité Qualiopi intégré.
Oui. Kaliio est un logiciel de gestion d'OF 100 % gratuit : formations et sessions illimitées, devis signés en ligne, génération des documents PDF, émargement numérique, questionnaires automatiques, portail formateur et export BPF partiel, sans carte bancaire. Seules les options de confort (stockage illimité, veille réglementaire, support prioritaire, employé IA) relèvent des offres Premium.
La gestion administrative d'un OF suit le cycle de la session : avant (devis, convention, programme, convocation, positionnement), pendant (émargements, suivi de l'assiduité, incidents) et après (attestation, certificat de réalisation, satisfaction, facturation, archivage). Un logiciel de gestion automatise ce cycle : chaque donnée saisie une fois alimente tous les documents et les envois d'emails.
Le logiciel de gestion pilote l'activité au quotidien (sessions, devis, émargements, documents, BPF) ; le logiciel Qualiopi structure les preuves attendues sur les 32 indicateurs du Référentiel National Qualité en vue de l'audit. Dans la pratique, les deux doivent être le même outil : avec Kaliio, chaque acte de gestion produit automatiquement la preuve Qualiopi correspondante.
Oui, c'est l'un de ses rôles clés. Le Bilan Pédagogique et Financier est une déclaration annuelle obligatoire pour tout organisme de formation déclaré. Un logiciel de gestion consolide au fil de l'eau les heures, les stagiaires et les types d'actions, ce qui évite la reconstitution manuelle en fin d'exercice. Kaliio propose un export partiel du BPF dans son offre gratuite.
Simplifiez votre gestion Qualiopi
Kaliio génère automatiquement vos documents, suit vos indicateurs et prépare votre audit. Gratuit, sans engagement.
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