Modèles de documents pour organismes de formation
Tous les modèles de documents obligatoires pour les organismes de formation : convention, convocation, émargement, attestation et plus.
Convention de formation professionnelle
La convention de formation professionnelle est un contrat bilatéral obligatoire entre l'organisme de formation et le client (entreprise ou financeur). Elle formalise les engagements réciproques et doit mentionner l'intitulé, les objectifs, le programme, la durée, les modalités, le prix et les conditions d'exécution de l'action de formation (Article L.6353-1 du Code du travail, Décret n° 2018-1341 du 28 décembre 2018).
Bilan pédagogique et financier
Le bilan pédagogique et financier (BPF) est un document annuel obligatoire pour tous les organismes de formation déclarant une activité de formation professionnelle. Il récapitule l'activité pédagogique (nombre de stagiaires, heures de formation, thèmes) et financière (produits, charges) de l'OF pour l'année civile écoulée. Il doit être déposé avant le 30 avril sur le portail Défi Formation du ministère du Travail. Le non-dépôt entraîne une mise en demeure et peut conduire au retrait du numéro de déclaration d'activité (NDA).
Contrat de formation professionnelle
Le contrat de formation professionnelle est un document obligatoire lorsqu'une personne physique finance elle-même sa formation (CPF, financement personnel). Il se distingue de la convention de formation destinée aux personnes morales. Le contrat ouvre un droit de rétractation de 10 jours et interdit tout encaissement avant ce délai (Article L.6353-3 du Code du travail).
Devis de formation professionnelle
Le devis de formation professionnelle est un document commercial préalable à la convention ou au contrat de formation. Il formalise l'offre de l'organisme de formation : programme, tarif, conditions. Il constitue une preuve de l'information délivrée (indicateur 1 Qualiopi) et de l'analyse du besoin (indicateur 4). Kaliio génère et envoie les devis avec signature électronique intégrée.
Feuille d'émargement
La feuille d'émargement est le document qui atteste de la présence effective des stagiaires à chaque demi-journée de formation. Elle est obligatoire pour tout organisme de formation (Article L.6362-2 du Code du travail) et constitue une preuve essentielle pour les indicateurs Qualiopi 10 et 12, ainsi que pour la justification auprès des financeurs (OPCO, France Travail). Elle doit mentionner l'intitulé de la formation, les dates, horaires, lieu, nom des stagiaires et signatures par demi-journée.
Attestation de fin de formation
L'attestation de fin de formation (ou certificat de réalisation) est un document obligatoire délivré à chaque stagiaire à l'issue de la formation. Elle atteste de l'assiduité du stagiaire et de l'achèvement de l'action de formation (Article L.6353-1 du Code du travail). Le certificat de réalisation, normalisé par les OPCO, sert de justificatif pour le règlement de la formation par les financeurs.
Certificat de réalisation de formation
Le certificat de réalisation est un document délivré par l'organisme de formation à l'issue de la prestation, attestant que la formation a bien eu lieu. Il est distinct de l'attestation de formation (compétences) et de la facture. Il est exigé par les OPCO et financeurs pour justifier la réalisation effective de la prestation (Articles L.6353-1 et L.6362-2 du Code du travail).
Programme de formation
Le programme de formation est le document qui détaille le contenu pédagogique, les objectifs opérationnels, les méthodes, les moyens et les modalités d'évaluation d'une action de formation. Il est obligatoire et doit être communiqué au public avant toute contractualisation (indicateurs Qualiopi 1, 5 et 6). Il doit mentionner : objectifs, prérequis, durée, modalités, public visé, contenu détaillé, méthodes pédagogiques, moyens techniques, modalités d'évaluation, accessibilité PSH et tarif.
Questionnaire de satisfaction stagiaire
Le questionnaire de satisfaction stagiaire est un outil obligatoire dans le cadre Qualiopi pour recueillir les appréciations des bénéficiaires (indicateur 30). Il évalue la qualité perçue de la formation : organisation, contenu, pédagogie, formateur, moyens techniques et atteinte des objectifs. Il se distingue de l'évaluation des acquis (indicateur 11) qui mesure les compétences effectivement acquises. Le questionnaire doit être systématiquement diffusé à la fin de chaque session de formation.
Questionnaire de positionnement stagiaire
Le questionnaire de positionnement est une évaluation réalisée avant le début de la formation pour identifier le niveau et les besoins de chaque stagiaire. Il est exigé par l'indicateur 8 du référentiel Qualiopi pour adapter le contenu au profil des bénéficiaires. Il se distingue du questionnaire de satisfaction (après formation) et de l'évaluation des acquis (pendant/après formation).
Convocation à la formation
La convocation à la formation est le document adressé individuellement à chaque stagiaire avant le début de la formation. Elle l'informe des conditions de déroulement : dates, horaires, lieu, formateur, objectifs et informations pratiques. Elle constitue une preuve essentielle pour l'indicateur 9 Qualiopi (information sur les conditions de déroulement) et pour l'indicateur 19 (mise à disposition des ressources pédagogiques).
Règlement intérieur de formation
Le règlement intérieur est un document obligatoire pour tout organisme de formation (Articles L.6352-3 à L.6352-5 du Code du travail). Il doit contenir les mesures de santé et sécurité, les règles disciplinaires, les sanctions applicables et la procédure disciplinaire, ainsi que les modalités de représentation des stagiaires. Il constitue une preuve pour l'indicateur 9 Qualiopi et doit être communiqué à chaque stagiaire avant le début de la formation.
Livret d'accueil stagiaire
Le livret d'accueil stagiaire est un document remis au bénéficiaire avant ou en début de formation. Il présente l'organisme, le programme, le règlement intérieur, les droits et devoirs des stagiaires et les conditions pratiques de réalisation. C'est une preuve clé pour les indicateurs 1 (information), 9 (conditions de réalisation) et 19 (accessibilité) du référentiel Qualiopi.
Fiche intervenant formateur
La fiche intervenant (ou fiche formateur) rassemble les informations sur les qualifications, l'expérience professionnelle et les compétences pédagogiques de chaque formateur. Elle est indispensable pour prouver la conformité à l'indicateur 6 du référentiel Qualiopi qui exige que les formateurs aient les compétences nécessaires pour dispenser les formations.
Contrat de sous-traitance formation
Le contrat de sous-traitance formalise la relation entre un organisme de formation donneur d'ordre et un prestataire externe (formateur indépendant, sous-traitant) pour la réalisation d'une ou plusieurs actions de formation. Il est exigé par l'indicateur 17 du référentiel Qualiopi pour les organismes faisant appel à des sous-traitants.
Charte qualité organisme de formation
La charte qualité d'un organisme de formation formalise ses engagements envers la qualité de ses prestations et ses parties prenantes. Elle constitue le document de référence de la politique qualité, requis notamment pour les indicateurs 25 (politique qualité), 26 (processus de certification) et 31-32 (amélioration continue) du référentiel Qualiopi.
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