Devis de formation : modèle gratuit 2026
Rédigé avec Christelle Charrier-Robelin, consultante Qualiopi et évaluatrice technique COFRAC — Mis à jour le 11 avril 2026
Le devis de formation professionnelle est un document commercial préalable à la convention ou au contrat de formation. Il formalise l'offre de l'organisme de formation : programme, tarif, conditions. Il constitue une preuve de l'information délivrée (indicateur 1 Qualiopi) et de l'analyse du besoin (indicateur 4). Kaliio génère et envoie les devis avec signature électronique intégrée.
Qu'est-ce qu'une devis de formation professionnelle ?
Le devis de formation professionnelle est le document commercial par lequel un organisme de formation soumet son offre de prestation à un prospect ou client. Il précède la convention de formation (B2B) ou le contrat de formation (B2C) et constitue la base de la négociation commerciale.
Bien que non obligatoire au sens strict du droit de la formation professionnelle, le devis est fortement recommandé car il :
- Matérialise l'information délivrée en amont (indicateur 1 Qualiopi)
- Documente l'analyse des besoins du client (indicateur 4 Qualiopi)
- Formalise les conditions commerciales avant engagement
- Constitue une preuve en cas de litige sur le périmètre de la prestation
Le devis précise les modalités de la formation (programme, objectifs, durée, modalités, tarifs) et permet au client de comparer les offres. Une fois accepté et signé, il peut valoir bon de commande et constituer le support de la convention de formation.
Dans le secteur de la formation professionnelle, le devis est particulièrement important pour les demandes d'OPCO et pour justifier le financement auprès des organismes financeurs, qui exigent souvent un devis préalable à la prise en charge.
Cadre légal et obligations
Le devis de formation n'est pas directement encadré par des textes spécifiques au droit de la formation, contrairement au contrat (L.6353-3) et à la convention (L.6353-1). Il est néanmoins soumis au droit commun des obligations (Code civil, Article 1113 et suivants) : l'acceptation d'une offre ferme et précise engage le prestataire.
Pour les formations financées via un OPCO, le devis est généralement exigé par l'organisme financeur pour instruire la demande de prise en charge. Les règles de présentation varient selon chaque OPCO mais incluent généralement le programme, les objectifs, la durée et le coût HT.
Dans le cadre du référentiel Qualiopi, le devis contribue à démontrer la conformité à l'indicateur 1 (information sur les formations proposées : objectifs, programme, délais, tarifs, modalités) et à l'indicateur 4 (identification et analyse des besoins des bénéficiaires).
L'article L.6353-1 impose que la convention de formation contienne des mentions similaires à celles du devis, garantissant la continuité de l'information fournie au client.
Champs obligatoires
- Identification de l'organisme (raison sociale, SIRET, NDA, adresse, contact commercial)
- Identification du client (raison sociale, SIRET, adresse, nom du contact)
- Numéro et date du devis
- Durée de validité du devis
- Intitulé de la formation
- Objectifs professionnels et opérationnels de la formation
- Programme détaillé de la formation
- Public cible et prérequis
- Durée totale (en heures et en jours)
- Dates proposées et lieu de réalisation
- Modalités pédagogiques (présentiel, distanciel, mixte, taux de distanciel)
- Modalités d'évaluation et de sanction de la formation
- Nombre de participants prévu
- Prix unitaire et prix total HT
- Taux de TVA et prix TTC (ou mention de l'exonération TVA)
- Modalités de paiement
- Conditions d'annulation et de report
- Zone de signature client (bon pour accord)
Erreurs courantes à éviter
- Ne pas mentionner la durée de validité du devis, laissant l'organisme engagé indéfiniment
- Omettre le numéro de déclaration d'activité (NDA) qui est obligatoire sur tout document commercial
- Indiquer des objectifs vagues au lieu d'objectifs opérationnels et évaluables (risque de litige)
- Ne pas préciser si le prix est HT ou TTC (source de conflit fréquente avec les OPCO)
- Oublier les conditions d'annulation, qui seront reprises dans la convention
- Ne pas mentionner les prérequis, ce qui peut conduire à des participants inadaptés
- Utiliser un devis comme convention sans en respecter les mentions obligatoires légales
- Ne pas dater le devis, rendant difficile le calcul de la durée de validité
En pratique : exemple concret
Un responsable formation d'une PME demande un devis pour une formation « Sécurité au travail » pour 8 salariés. L'organisme de formation envoie un devis daté, avec un programme détaillé et des objectifs opérationnels. Le responsable formation soumet le devis à son OPCO (OPCO 2i) pour demande de prise en charge. L'OPCO accepte la prise en charge sur la base du devis. Une convention de formation tripartite est ensuite établie. Sans devis détaillé et conforme, l'OPCO aurait pu refuser la demande de prise en charge.
Génération automatique avec Kaliio
Kaliio génère et envoie automatiquement les devis de formation directement depuis la fiche de formation ou depuis le dossier client. Toutes les informations sont pré-remplies : identification de l'organisme (avec NDA), programme et objectifs de la formation, tarifs, conditions. Le devis peut être personnalisé pour chaque client (nombre de participants, dates, lieu) et envoyé par e-mail depuis l'interface. Le client reçoit un lien sécurisé pour consulter et signer électroniquement le devis en ligne. La signature électronique est juridiquement valide (eIDAS). Une fois signé, le devis peut être converti automatiquement en convention de formation en un clic, sans ressaisie. L'ensemble du cycle commercial (devis → signature → convention → facturation) est géré dans Kaliio pour faciliter votre conformité Qualiopi (indicateurs 1, 4, 5).
Références légales
- Article L.6353-1 du Code du travail (convention de formation professionnelle)
- Article L.6353-3 du Code du travail (contrat de formation professionnelle)
- Article 261-4-4° du Code général des impôts (exonération de TVA)
- Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 (référentiel national qualité Qualiopi)
- Articles 1113 et suivants du Code civil (formation du contrat par offre et acceptation)
Questions fréquentes
Le devis n'est pas une obligation légale directe, mais il est fortement recommandé car il contribue à prouver la conformité à l'indicateur 1 (information sur les formations : objectifs, programme, tarifs, modalités) et à l'indicateur 4 (analyse des besoins). En pratique, les OPCO et organismes financeurs exigent systématiquement un devis pour instruire les demandes de prise en charge. L'absence de devis rend difficile la démonstration de l'information préalable délivrée au client.
La durée de validité doit être mentionnée sur le devis. En l'absence de mention, le devis est en principe valable pendant un délai raisonnable (en pratique 30 jours). Pour éviter tout malentendu, il est recommandé de mentionner explicitement la date de validité. Une fois ce délai écoulé, l'organisme n'est plus tenu par les conditions indiquées.
Un devis signé constitue une offre acceptée ayant valeur contractuelle, mais il ne remplace pas formellement la convention de formation pour les personnes morales (Article L.6353-1) ni le contrat de formation pour les personnes physiques (Article L.6353-3). Ces documents prévoient des mentions obligatoires spécifiques que le devis ne contient pas toujours. En pratique, il est recommandé d'établir une convention ou un contrat distinct en plus du devis.
Les prestations de formation professionnelle continue sont exonérées de TVA en vertu de l'article 261-4-4° du CGI, sous condition que l'organisme ait obtenu son attestation auprès de la DREETS (préfecture) et que la prestation entre bien dans le cadre de la formation professionnelle continue. Cette exonération doit être mentionnée sur le devis (« TVA non applicable, article 261-4-4° du CGI »). Les formations ne relevant pas de la formation professionnelle continue sont soumises à TVA au taux de 20 %.
Chaque OPCO a ses propres formulaires et exigences. En général, le devis doit préciser : le programme détaillé avec objectifs, la durée en heures, les dates prévisionnelles, le coût pédagogique HT par stagiaire et le coût total HT. Certains OPCO exigent que le NDA soit mentionné sur le devis. Il est recommandé de consulter le site de l'OPCO concerné pour connaître les modalités exactes de constitution du dossier de prise en charge.
Oui, le devis peut inclure des frais annexes clairement identifiés : frais de déplacement et hébergement du formateur, location de salle, matériel pédagogique, frais d'inscription à une certification. Ces frais doivent être distincts du coût pédagogique et clairement libellés. Les OPCO ne prennent généralement en charge que les coûts pédagogiques et certains coûts annexes définis par leur politique de prise en charge.
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