Modèle de bilan pédagogique et financier : guide complet

Tout organisme de formation ayant réalisé au moins une action de formation professionnelle continue au cours de l'année civile est tenu de déposer un BPF. Cela inclut les associations, les entreprises, les travailleurs indépendants et les auto-entrepreneurs disposant d'un numéro de déclaration d'activité (NDA). Même en l'absence d'activité sur l'année, un BPF à zéro doit être déposé pour maintenir le NDA actif.

Le BPF doit être déposé chaque année avant le 30 avril sur le portail Défi Formation (defi.emploi.gouv.fr). Il couvre l'année civile précédente (du 1er janvier au 31 décembre). Par exemple, le BPF 2025 doit être déposé avant le 30 avril 2026. Le dépôt papier n'est plus accepté depuis 2022 : seul le dépôt en ligne via Défi Formation est valide.

L'absence de dépôt du BPF dans les délais entraîne une mise en demeure par la DREETS (Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités). En cas de non-régularisation, l'administration peut prononcer le retrait du numéro de déclaration d'activité (NDA). Sans NDA valide, l'organisme ne peut plus percevoir de financements publics ou mutualisés (OPCO, CPF, France Travail) pour ses formations.

Le BPF n'est pas une preuve Qualiopi au sens strict, mais les données qu'il contient doivent être cohérentes avec les preuves archivées dans le dossier qualité. Lors d'un audit Qualiopi, l'auditeur peut demander à consulter le BPF des années précédentes pour vérifier la cohérence entre les volumes déclarés et les conventions, émargements et attestations conservés (indicateurs 2, 9 et 12). Une incohérence significative constitue un signal d'alerte.

Le volet financier du BPF requiert les produits (chiffre d'affaires formation, ventilé par source de financement) et les charges (salaires des formateurs, charges sociales, loyers, frais généraux imputables à l'activité formation). Ces données proviennent de la comptabilité de l'organisme. Si l'OF exerce des activités annexes à la formation (conseil, édition, etc.), il faut ventiler les produits et charges propres à la formation. En cas de doute, un expert-comptable peut vous accompagner dans la première préparation du BPF.

Oui. Si votre organisme sous-traite des formations à un autre OF, les heures et stagiaires correspondants doivent figurer dans votre BPF, car vous avez perçu les fonds et êtes juridiquement responsable de la prestation vis-à-vis du client ou du financeur. En revanche, l'OF sous-traitant ne doit pas les déclarer dans son propre BPF pour éviter un double comptage. Veillez à bien distinguer les formations réalisées en propre et celles sous-traitées dans vos conventions et dans Kaliio.