Envois automatiques : convocations, émargements et questionnaires
Vérifié sur l'application le
À quoi ça sert
Dès qu'une session passe au statut Planifiée, Kaliio programme les emails de chaque étape : convocation, questionnaire de positionnement, émargement, évaluation des acquis, satisfaction, ressources pédagogiques, appréciations du client et du financeur, compte rendu du formateur.
Vous choisissez quels envois sont automatiques pour tout l'organisme. Pour une session, le journal des envois montre ce qui est parti et ce qui est prévu, et vous laisse reporter, annuler ou renvoyer chaque email.
Où le trouver
Réglage général : Paramètres > onglet Qualité > section Envois automatiques
Journal d'une session : fiche session > onglet Suivi > section Envois d'emails
Délais de convocation et de positionnement : Paramètres > Mon organisme > Identité & Légal > Paramètres par défaut
Pas à pas
Choisissez les envois automatiques
Dans Paramètres > Qualité > Envois automatiques, chaque email a son interrupteur Activé / Désactivé. Désactivez ceux que vous préférez envoyer vous-même, puis cliquez sur Enregistrer : les sessions planifiées et en cours suivent aussitôt ce réglage.
Ajustez les délais
Le délai de la convocation (15 jours par défaut) et celui du questionnaire de positionnement (7 jours) se règlent dans Mon organisme > Identité & Légal > Paramètres par défaut.
Planifiez la session
Passez la session au statut Planifiée : les envois sont programmés pour tous les bénéficiaires des dossiers « À valider » et « Validé ».
Consultez le journal
Dans Suivi > Envois d'emails, les compteurs Programmés, Partis, Délivrés, Ouverts, En attente et En échec résument la situation ; chaque ligne indique le destinataire, l'email, son statut et sa date.
Agissez sur un envoi
Pour un email en attente : Reporter (nouvelle date et heure), Envoyer maintenant ou Annuler l'envoi. Pour un email parti : Renvoyer. Pour un envoi que vous avez annulé : Rétablir.
Quand part chaque email
- Convocation : X jours avant le premier créneau (15 par défaut).
- Questionnaire de positionnement : X jours avant le premier créneau (7 par défaut), s'il y a des questions en ligne.
- Émargement : au début de chaque journée, aux stagiaires et au formateur.
- Évaluation des acquis : 2 heures avant la fin de la session, s'il y a des questions en ligne.
- Questionnaire de satisfaction, Ressources pédagogiques, Appréciation client, Appréciation financeur : à la fin de la session.
- Compte-rendu formateur : à la fin de la session, au formateur.
- Questionnaire à froid : 3, 6 ou 12 mois après, s'il est activé dans Paramètres > Qualité > Questionnaire à froid.
Quand la session change
Kaliio met à jour les envois à chaque modification : un créneau déplacé emporte ses emails, un nouveau créneau ou un nouveau stagiaire reçoit les siens, un créneau supprimé n'a plus d'émargement, et les stagiaires d'un dossier annulé ne reçoivent plus rien. Une date choisie à la main avec Reporter n'est plus modifiée par la programmation automatique.
Lire les statuts du journal
En attente, Envoyé, Délivré, Ouvert, Cliqué, Adresse rejetée, Échec, Annulé. « Délivré » et « Adresse rejetée » viennent du serveur du destinataire et font foi. « Ouvert » repose sur un pixel de suivi souvent bloqué par Apple Mail et Gmail : un email lu peut rester non ouvert. Un renvoi part dans les cinq minutes.
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 9 : convocations et informations transmises aux stagiaires avant la session
- Indicateur 30 : preuve de la sollicitation des appréciations, destinataire par destinataire
Questions fréquentes
Les emails reprennent le nom, le logo et la couleur de votre organisme, et sont signés « L'équipe » de votre organisme, quel que soit votre plan. Ils portent en pied de page la mention « Envoyé via Kaliio ».
Ceux de ce type qui étaient programmés sont annulés.
Les envois ne sont programmés que pour une session Planifiée ou En cours. Vérifiez aussi que les dossiers ne sont pas Annulé et que l'envoi est activé dans Paramètres > Qualité.
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