Émargement : faire signer les présences en ligne ou sur papier
Vérifié sur l'application le
À quoi ça sert
L'émargement prouve que la formation a réellement eu lieu. Dans Kaliio, chaque stagiaire et chaque formateur signe par créneau (matin, après-midi ou soirée), du doigt ou à la souris, depuis un lien personnel reçu par email, sans créer de compte.
La date, l'heure et l'adresse IP de chaque signature sont enregistrées. Vous pouvez aussi imprimer la feuille d'émargement et déposer la feuille signée scannée : les deux modes peuvent coexister sur une même session.
Où le trouver
Fiche session > onglet Suivi > section Présences
Envoi automatique : Paramètres > Qualité > Envois automatiques > Émargement
Pas à pas
Vérifiez le planning
L'émargement se fait par créneau : les créneaux de la session doivent exister (onglet Participants & Planning > Planning).
Laissez partir l'envoi automatique
Si l'envoi Émargement est activé, chaque stagiaire et le formateur reçoivent le lien au début de chaque journée de formation, dès que la session est Planifiée.
Ou envoyez les liens vous-même
Dans Suivi > Présences, chaque journée a son bouton Envoyer par email : les liens partent à tous les stagiaires inscrits et aux formateurs.
Le stagiaire signe
Le lien ouvre la liste de ses Créneaux à émarger. Il clique sur Signer, dessine sa signature puis clique sur Valider la signature. Un créneau se signe le jour même uniquement.
Suivez les signatures
Pour chaque créneau, la barre Signatures indique le nombre de signatures recueillies ; une coche verte apparaît quand le créneau est complet.
En cas d'émargement papier
Cliquez sur Feuille d'Émargement pour imprimer la feuille (un emplacement est prévu pour le formateur à chaque demi-journée). Après la formation, déposez la feuille signée dans la carte Feuille d'émargement scannée (PDF, PNG ou JPEG, 30 Mo au plus).
Les règles qui protègent la preuve
- Un créneau se signe le jour même, à l'heure de Paris. Avant, le stagiaire voit « Signature ouverte le jour du créneau » ; après, il doit régulariser auprès de votre organisme.
- Un même créneau ne peut pas être signé deux fois.
- Un créneau déjà émargé ne peut être ni supprimé, ni déplacé, ni changer d'horaires. Pour une séance déplacée, ajoutez un créneau ; si la séance signée s'est tenue à d'autres horaires, joignez la feuille papier scannée.
- Les émargements signés sont conservés au moins 5 ans : Kaliio refuse de supprimer une session qui en porte.
Preuves de convocation
En haut de Présences, le volet Preuves de convocation liste chaque stagiaire avec la date d'envoi de sa convocation. Les convocations s'envoient depuis Participants & Planning > Stagiaires.
Et le formateur ?
Le formateur reçoit le même email que les stagiaires et signe ses créneaux de la même façon. Depuis le portail formateur, il peut aussi déclencher lui-même l'envoi des liens d'émargement (tuile Emargement de la vue mobile).
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 10 : suivi de la réalisation et de l'assiduité des stagiaires
- Indicateur 12 : repérage des absences, première étape de la prévention des abandons
- Indicateur 21 : présence et signature du formateur à chaque demi-journée
Questions fréquentes
Non. Chaque stagiaire reçoit son lien personnel par email et signe depuis son téléphone ou son ordinateur.
La signature en ligne n'est possible que le jour du créneau. Régularisez avec la feuille papier signée, déposée dans Feuille d'émargement scannée.
Non, le lien reçu par email suffit. Il n'existe pas d'espace stagiaire.
Oui. Les deux modes coexistent sur une même session : signatures en ligne par créneau et feuille scannée déposée dans la session.
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