Indicateur 9 : Conditions de déroulement

Le prestataire doit transmettre au minimum : le règlement intérieur, un livret d'accueil ou document équivalent, une convocation avec les informations pratiques (lieu, dates, horaires, contacts), les noms des référents pédagogiques et administratifs, et les informations sur les modalités d'accompagnement des personnes en situation de handicap. Pour la FOAD, il faut ajouter les modalités d'accès au LMS et les contacts d'assistance technique.

Le guide de lecture précise que les documents peuvent être adressés aux bénéficiaires par e-mail ou par courrier, ou être disponibles sur le site internet ou affichés dans les locaux. L'essentiel est que les bénéficiaires en soient effectivement informés. En pratique, l'envoi par e-mail avec conservation de la preuve d'envoi est la solution la plus simple à démontrer lors d'un audit.

Oui, lorsque la prestation est sous-traitée, l'organisme certificateur tient compte des missions confiées au sous-traitant pour apprécier cet indicateur. Si le donneur d'ordre confie au sous-traitant la responsabilité de l'accueil des stagiaires, celui-ci doit fournir les informations requises. Il est recommandé de définir clairement cette répartition des responsabilités dans le contrat de sous-traitance.

Oui, le guide de lecture précise explicitement que pour le public mineur, l'information sur les conditions de déroulement doit être transmise également aux responsables légaux. Cela concerne notamment les CFA accueillant des apprentis mineurs, mais aussi tout organisme de formation recevant des publics de moins de 18 ans.

Une non-conformité mineure est caractérisée par une information incomplète : par exemple, les convocations sont envoyées mais ne mentionnent pas les contacts des référents ou les modalités PSH. Dans ce cas, le plan d'action doit être transmis dans le délai fixé par le certificateur et les actions correctives doivent être mises en œuvre dans un délai de 6 mois, vérifiées à l'audit suivant. Si la NC mineure n'est pas levée à l'audit suivant, elle est requalifiée en NC majeure. Une non-conformité majeure (absence totale d'information) nécessite une correction sous 3 mois, sous peine de suspension ou refus de la certification.

Le prestataire doit informer les bénéficiaires sur les modalités d'accès, de suivi et d'accompagnement des personnes en situation de handicap. En pratique, cela signifie mentionner dans le livret d'accueil ou la convocation : le nom du référent handicap, les possibilités d'aménagement de la formation, l'accessibilité des locaux, et les contacts de structures ressources. Cette information doit être visible et accessible à tous les bénéficiaires, pas uniquement aux PSH.