Sessions : planifier une formation, ses créneaux et son statut
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À quoi ça sert
Une session est la réalisation d'une formation à des dates précises, pour un ou plusieurs clients. C'est autour d'elle que tout se passe : inscriptions, documents, convocations, émargements, questionnaires, compte rendu et bilan.
La fiche d'une session suit le cycle réel d'une formation, en cinq onglets : Préparation, Contenu & Moyens, Participants & Planning, Suivi et Bilan.
Où le trouver
Menu Sessions (rubrique Activité du menu de gauche), bouton Nouvelle session
Depuis une fiche formation : bouton Créer une session
Fiche d'une session : onglets Préparation, Contenu & Moyens, Participants & Planning, Suivi, Bilan
Pas à pas
Lancez la création
Dans Sessions, cliquez sur Nouvelle session et choisissez la Formation. Une session se rattache toujours à une formation : si vous n'en avez pas encore, Kaliio vous propose d'en créer une.
Renseignez les informations
Choisissez le Type de prestation (Inter-entreprises, Intra-entreprise ou Individuel), l'Intervenant principal, le Lieu, une ou plusieurs Modalités pédagogiques (Présentiel, Distanciel synchrone, Distanciel asynchrone, En situation de travail (AFEST)) et, si besoin, le nombre mini et maxi de participants.
Construisez le planning
Dans la carte Planning de la session, saisissez la Date de début puis cliquez sur Générer le planning : Kaliio répartit la durée de la formation en demi-journées. Vous pouvez aussi ajouter chaque créneau avec Ajouter et choisir son type : Matin (9 h-12 h 30), Après-midi (13 h 30-17 h) ou Soirée (18 h-21 h).
Créez la session
Laissez le Statut sur Brouillon le temps de préparer, puis cliquez sur Créer la session. La fiche s'ouvre sur l'onglet Préparation.
Préparez la session
Onglet Préparation : vérifiez les Informations, saisissez l'Analyse du besoin de chaque client, puis générez les Documents (convention, devis…). Onglet Participants & Planning : inscrivez les stagiaires.
Passez la session en Planifiée
Cliquez sur le badge de statut, en haut de la fiche, et choisissez Planifiée. Les envois automatiques (convocations, émargements, questionnaires) sont alors programmés.
Suivez puis clôturez
Pendant la formation, passez la session en En cours : l'onglet Suivi rassemble présences, adaptations et journal des emails. À la fin, l'onglet Bilan rassemble évaluation, appréciations, compte rendu et incidents. Passez ensuite la session en Terminée.
Les cinq onglets de la fiche session
- Préparation : Informations (récapitulatif, lieu, modalités, accès, logistique), Documents, Analyse du besoin, Formateur.
- Contenu & Moyens : Contenu de formation et Moyens & Ressources, repris de la formation et adaptables pour la session.
- Participants & Planning : Planning, Stagiaires, Positionnement.
- Suivi : Présences, Adaptation(s) et suivi, Envois d'emails.
- Bilan : Évaluation, Appréciations, Compte-Rendu, Incidents.
En haut de la fiche, une barre de conformité indique les preuves Qualiopi encore manquantes pour cette session, et trois compteurs résument les heures planifiées, les inscrits et la durée catalogue.
Les statuts d'une session
Une session passe par cinq statuts : Brouillon, Planifiée, En cours, Terminée, Archivée.
- De Brouillon, on passe à Planifiée ; de Planifiée, à En cours (ou retour en Brouillon) ; d'En cours, à Terminée (ou retour en Planifiée) ; de Terminée, à Archivée.
- Les envois automatiques ne sont programmés que pour une session Planifiée ou En cours.
- Une session Terminée ou Archivée, ou qui porte des émargements signés, est conservée : Kaliio refuse de la supprimer, ses preuves sont gardées au moins 5 ans.
Distanciel : où mettre le lien de visio
Cochez une modalité Distanciel synchrone ou Distanciel asynchrone, puis ouvrez l'onglet Participants & Planning > Stagiaires > Paramètres de convocation. Renseignez la Solution de visioconférence, le Lien de connexion (il commence par https://) et l'Assistance technique. Ces informations sont reprises dans l'email de convocation. En présentiel, le même volet propose Plan d'accès / Indications.
Reporter ou décaler une session
Il n'y a pas de bouton « reporter » : modifiez simplement les créneaux dans Participants & Planning > Planning, puis cliquez sur Enregistrer. Les emails programmés suivent : ils sont déplacés avec leur créneau, ajoutés pour un nouveau créneau et annulés pour un créneau supprimé.
Un créneau déjà émargé garde sa date et ses horaires, et ne peut pas être retiré : c'est une preuve conservée 5 ans. Pour une séance déplacée ou supplémentaire, ajoutez un créneau.
Dupliquer une session
La duplication se demande à l'Assistant IA (par exemple : « duplique la session Excel du 12 mars pour le 9 avril ») ou depuis ChatGPT et Claude grâce au connecteur. La copie reprend la formation, le type, les modalités, le client, le formateur principal, le lieu et les créneaux, et repart en Brouillon, sans inscription ni preuve.
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 4 : analyse du besoin rattachée à chaque client de la session
- Indicateur 9 : convocations et conditions de déroulement communiquées aux stagiaires
- Indicateur 10 : adaptation de la prestation et suivi des stagiaires
- Indicateur 11 : évaluation de l'atteinte des objectifs
- Indicateur 30 : recueil des appréciations des parties prenantes
Questions fréquentes
Cochez plusieurs Modalités pédagogiques, par exemple Présentiel et Distanciel synchrone. Il n'existe pas de modalité « mixte » séparée.
Il n'existe pas de statut « annulée ». Une session en Brouillon sans émargement peut être supprimée depuis la liste (menu de la ligne > Supprimer). Pour le désistement d'un client, passez son dossier en Annulé : ses stagiaires ne reçoivent plus les envois automatiques.
Des émargements y ont déjà été signés : sa date et ses horaires sont figés pour conserver la preuve. Ajoutez un créneau ; si la séance s'est tenue à d'autres horaires, joignez la feuille papier scannée dans Suivi > Présences.
Oui, en inter-entreprises. Créez un dossier par client : chaque dossier génère sa propre convention.
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