Exports : BPF, fichiers CSV et archive des preuves Qualiopi
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À quoi ça sert
Vos données vous appartiennent et restent exportables à tout moment, même quand votre espace est plein. Kaliio propose trois exports : les données de votre bilan pédagogique et financier (BPF), vos données en CSV, et une archive ZIP de vos preuves Qualiopi, rangées pour l'audit.
Où le trouver
Paramètres > onglet Documents & Export > section Export & BPF
Documents d'une session : onglet Préparation > Documents > Tout télécharger (ZIP)
Pas à pas
Ouvrez la section Export & BPF
Dans Paramètres, onglet Documents & Export, dépliez Export & BPF.
Exportez vos données en CSV
Carte Export des données : un bouton CSV par catégorie (Clients, Stagiaires, Formations, Formateurs, Financeurs, Sessions, Incidents Qualité, Veille), ou Tout télécharger (ZIP) pour l'ensemble. Les fichiers s'ouvrent dans Excel (séparateur point-virgule, dates JJ/MM/AAAA).
Téléchargez vos preuves Qualiopi
Carte Export des preuves Qualiopi : cliquez sur Télécharger l'archive ZIP. La liste Contenu de l'archive détaille ce qu'elle contient. La génération peut prendre quelques minutes.
Affichez les données du BPF
Carte Données BPF : choisissez l'année puis cliquez sur Afficher les données BPF. Kaliio présente les cadres A, E, F1, F2, F3 et les heures de formation.
Reportez-les dans votre déclaration
Recopiez ces chiffres dans votre déclaration en ligne, à déposer avant le 30 avril pour l'exercice précédent. Complétez vous-même la partie financière.
Contenu de l'archive des preuves
- Règlement intérieur.
- Par session : feuilles d'émargement, fiches descriptives, déroulés pédagogiques, certificats de réalisation, convocations, contrats de sous-traitance, tests de positionnement et évaluations complétés, questionnaires de satisfaction à chaud et à froid, pièces du dossier rangées par client.
- Formateurs : documents administratifs, CV et diplômes.
- Documents signés : conventions et devis.
- Analyses des besoins : fiches descriptives et formulaires de contact.
Ce que couvre le BPF
Kaliio calcule la partie pédagogique : identification de l'organisme (cadre A), formateurs internes et externes (cadre E), stagiaires par catégorie et type d'action (cadre F1), sous-traitance (cadre F2), spécialités de formation (cadre F3), heures formateurs et stagiaires. Seules les sessions Terminée ou Archivée sont comptées.
La partie financière n'est pas calculée : Kaliio n'est pas un logiciel de comptabilité. Les données s'affichent à l'écran, sans fichier à télécharger. Si la Catégorie BPF d'un stagiaire n'a pas été renseignée à l'inscription, Kaliio la déduit quand c'est sûr et vous prévient du reste.
Documents d'une session
Dans Préparation > Documents, chaque document a son bouton de téléchargement, et Tout télécharger (ZIP) génère l'ensemble pour la session. Les dossiers annulés sont exclus.
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 1 : fiches descriptives et informations des prestations rassemblées
- Indicateur 11 : évaluations et questionnaires complétés, un par stagiaire
- Indicateur 21 : CV, diplômes et documents des formateurs
- Indicateur 31 : export CSV du registre des incidents
Questions fréquentes
Non, les données du BPF s'affichent à l'écran pour être reportées dans votre déclaration. Les données sources sont exportables en CSV.
Oui : quand l'espace est plein, la création est suspendue mais tout reste consultable et exportable.
Les fichiers sont en UTF-8 avec séparateur point-virgule, le format attendu par Excel en français. Ouvrez-les par double-clic plutôt que par un import manuel.
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