Documents et signature en ligne : convention, contrat, devis et preuves
Vérifié sur l'application le
À quoi ça sert
Kaliio génère en PDF les documents d'une session à partir des informations déjà saisies : fiche descriptive, devis, convention ou contrat de formation, convocations, feuille d'émargement, certificat de réalisation, règlement intérieur, procédures, appréciations, et d'autres encore.
La convention et le contrat se font signer en ligne : votre client reçoit un lien, signe, et le document signé revient dans Kaliio avec son certificat de preuve.
Où le trouver
Documents d'une session : fiche session > onglet Préparation > section Documents
Suivi des signatures : même section, carte Documents à signer
Devis : onglet Préparation > section Analyse du besoin > carte Devis
Règlement intérieur, CGV et clauses : Paramètres > Documents & Export
Pas à pas
Vérifiez les prérequis
La convention, le contrat et le devis d'un client exigent qu'il soit inscrit à la session et qu'une Analyse du besoin lui soit rattachée (champ Client associé). À défaut, Kaliio affiche « Analyse requise » ou « Inscription requise ».
Choisissez le bon document contractuel
Convention de formation professionnelle : quand une entreprise, un OPCO ou un financeur achète la formation. Contrat de formation professionnelle (particulier) : quand le bénéficiaire s'inscrit et paie lui-même ; il ouvre un délai de rétractation de 10 jours.
Complétez le dialogue
Cliquez sur le document dans la liste. Choisissez le Client engagé (en inter-entreprises, un document par client), vérifiez les Dates de la formation, les Horaires, le Lieu de la formation et le Prix HT (€).
Envoyez à signer
Dans l'encadré Signature électronique, vérifiez l'email du signataire, puis cliquez sur Envoyer à signer. La fiche descriptive, vos CGV (si déposées) et votre règlement intérieur sont joints en annexe et signés avec le document. Pour un simple PDF non signé, cliquez sur Générer.
Suivez la signature
La carte Documents à signer affiche l'état de chaque envoi : À envoyer, En attente de signature ou Signé. Relancer renvoie la demande, Lien copie le lien de signature, Télécharger récupère le PDF signé.
Téléchargez les autres documents
Chaque ligne de la liste a son bouton Télécharger. Tout télécharger (ZIP) récupère l'ensemble des documents de la session.
Les documents disponibles
Selon la session : Fiche descriptive, Devis valant convention de formation professionnelle, Annexe Qualiopi au devis, Convention de formation professionnelle, Contrat de formation professionnelle (particulier), Formulaire de contact, Déroulé pédagogique avec consignes, Convocations, Feuille d'émargement, Tableau des compétences des intervenants, Fiche de suivi des compétences formateur, Règlement intérieur, Procédure absences et abandons, Procédure accueil PSH, Dossier de suivi PSH, Contrat de sous-traitance et Charte qualité sous-traitants (formateur sous-traitant), Certificat de réalisation, Compte-rendu de session formateur, Grille d'évaluation des objectifs, les appréciations (stagiaires, intervenant, donneur d'ordre, financeurs), Tableau d'amélioration de la qualité, Synthèse des veilles et, s'il existe, le Questionnaire d'abandon.
Chaque document affiche l'indicateur Qualiopi qu'il prouve.
Devis
Dans la carte Devis (onglet Préparation > Analyse du besoin), Générer le devis produit un devis à partir de la session : client, dates, horaires, lieu, prix HT, validité et délai de convocation. Annexe Qualiopi au devis produit son annexe. Ajouter un devis permet de déposer un devis réalisé dans un autre outil (PDF, 30 Mo au plus).
Depuis la fiche d'un client, onglet Documents, carte Documents à signer, vous pouvez aussi déposer un devis ou une convention en PDF et l'envoyer au client pour signature.
La preuve de signature
Le signataire consulte le document et ses annexes, saisit son nom, coche la mention de consentement et dessine sa signature. Kaliio enregistre l'empreinte du document, le texte du consentement, la date, l'heure et l'adresse IP, et annexe un certificat de preuve au PDF signé.
Une page publique de vérification permet à tout moment de contrôler qu'un exemplaire présenté est bien celui qui a été signé. Les documents signés en ligne sont conservés au moins 5 ans : Kaliio refuse de les supprimer.
Personnaliser vos documents
- Logo et couleur : Paramètres > Vitrine. L'en-tête des PDF affiche votre logo s'il est chargé.
- Règlement intérieur : généré automatiquement, ou votre propre fichier avec Utiliser un fichier personnalisé (Paramètres > Documents & Export > Documents).
- CGV : déposez-les au même endroit ; elles sont annexées aux conventions envoyées à signer.
- Clauses : Clauses des conventions et contrats remplace les articles par défaut (conditions tarifaires, règlement, annulation et abandons, loi applicable).
La trame des documents reste celle de Kaliio : il n'est pas possible d'importer votre propre modèle de document.
Pièces jointes aux convocations
Les documents destinés aux stagiaires (livret d'accueil, plan d'accès, liste du matériel) se déposent dans les pièces jointes de la session : ils accompagnent chaque convocation. Conventions, contrats et devis n'y sont jamais joints.
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 1 : fiche descriptive, convention et contrat reprennent les informations de la prestation
- Indicateur 4 : formulaire de contact et analyse du besoin avant toute proposition
- Indicateur 9 : règlement intérieur et convocations remis aux stagiaires
- Indicateur 12 : procédure absences et abandons
- Indicateur 26 : procédure d'accueil et dossier de suivi des personnes en situation de handicap
- Indicateur 27 : contrat de sous-traitance et charte qualité des sous-traitants
Questions fréquentes
Kaliio génère le Certificat de réalisation, qui atteste de la réalisation de l'action. Il n'existe pas de document distinct intitulé « attestation de fin de formation ».
Non. Kaliio génère et fait signer les devis, conventions et contrats, mais la facturation reste dans votre outil comptable.
Dans Documents à signer, vérifiez l'adresse, puis cliquez sur Relancer. Vous pouvez aussi copier le lien avec Lien et le lui transmettre vous-même.
Le client doit être inscrit à la session et avoir une analyse du besoin rattachée. Ouvrez Préparation > Analyse du besoin et renseignez le Client associé.
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