Qualité : registre des incidents, amélioration continue et abandons
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À quoi ça sert
Kaliio tient votre registre d'amélioration continue : réclamations, aléas, difficultés et pistes d'amélioration, avec leur origine, leur traitement et le suivi de leur efficacité. Les incidents déclarés dans une session, par vous ou par le formateur, alimentent le même registre.
Le suivi des abandons rassemble, toutes sessions confondues, les stagiaires en risque de décrochage ou qui ont abandonné, et leur questionnaire d'abandon signé.
Où le trouver
Registre global : Paramètres > onglet Qualité > section Amélioration Continue
Incidents d'une session : fiche session > onglet Bilan > section Incidents
Abandons : Paramètres > Qualité > Suivi Abandons, et fiche session > Suivi > Adaptation(s) et suivi
Pas à pas
Enregistrez un incident de session
Dans la session, onglet Bilan > Incidents, cliquez sur Ajouter un incident. Renseignez le type (Difficulté(s), Réclamation(s), Aléas, Autre), la date, l'objet, la situation observée, l'impact, le statut, qui l'a signalé, puis les Actions curatives et Actions correctives.
Ajoutez une action hors session
Dans Paramètres > Qualité > Amélioration Continue, cliquez sur Ajouter. Indiquez l'Origine (questionnaire de satisfaction, évaluation, retour formateur, audit, veille…) : une piste d'amélioration n'est pas forcément un incident.
Traitez et suivez
Cliquez sur l'icône crayon (Modifier) d'une entrée pour la compléter : action curative avec échéance et date de réalisation, Analyse des causes, action corrective, puis Revue d'efficacité. Faites évoluer le statut : À traiter, En cours, Résolu, Clôturé.
Déclarez un abandon
Dans la session, Suivi > Adaptation(s) et suivi, cliquez sur Dossier de suivi du stagiaire. Activez Prévention abandon, notez vos actions et vos relances, puis la Date d'abandon (si effectif) et son motif.
Envoyez le questionnaire d'abandon
Une fois la date d'abandon saisie, cliquez sur Envoyer questionnaire abandon : le stagiaire répond et signe en ligne. Après avoir enregistré le dossier de suivi, Notifier client/financeur prévient par email le client et le financeur.
Exportez le registre
Paramètres > Documents & Export > Export & BPF > ligne Incidents Qualité > CSV. Le Tableau d'amélioration de la qualité se génère aussi en PDF dans les documents de chaque session.
Lire le registre
Chaque entrée reçoit un numéro automatique. Recherchez par numéro, objet ou session, et filtrez par Type, Statut et Origine. Les entrées liées à une session l'indiquent ; les autres sont marquées « Hors session ». L'impact se gradue en Mineur, Modéré, Majeur ou Critique.
Suivi des abandons
Paramètres > Qualité > Suivi Abandons affiche chaque stagiaire en risque d'abandon ou ayant abandonné : formation, session, statut, date d'abandon et état du questionnaire. Les boutons Envoyer, Renvoyer et Voir la réponse agissent sur le questionnaire. Le questionnaire peut aussi être envoyé depuis Bilan > Incidents > Questionnaires d'abandon.
Une fois finalisé, le questionnaire signé apparaît dans les documents de la session et il est conservé 5 ans.
Incidents déclarés par le formateur
Depuis le portail formateur, le formateur peut déclarer un incident (tuile Incident de la vue mobile ou section Incidents de la session). Il rejoint votre registre, où vous le complétez.
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 12 : prévention des abandons, relances et questionnaire d'abandon
- Indicateur 31 : traitement des difficultés, réclamations et aléas
- Indicateur 32 : actions d'amélioration et revue de leur efficacité
Questions fréquentes
L'action curative traite le problème tout de suite (indicateur 31). L'action corrective agit sur sa cause pour éviter qu'il se reproduise (indicateur 32).
Non. Une fois signé, il est conservé au moins 5 ans comme preuve Qualiopi.
Le registre peut aussi contenir des pistes d'amélioration issues des questionnaires, de la veille ou d'une revue interne : choisissez l'Origine correspondante.
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