Espace stagiaire : ressources, documents et preuve d'accès (IND 19)
Vérifié sur l'application le
À quoi ça sert
Chaque stagiaire d'un dossier validé reçoit, avec sa convocation, un lien personnel vers son espace stagiaire. Sans compte ni mot de passe, depuis son téléphone ou son ordinateur, il y retrouve le planning de la session, le lien de visioconférence et l'assistance technique, les ressources pédagogiques de la formation, ses documents et les questionnaires qui l'attendent.
Chaque ouverture de l'espace, d'une ressource ou d'un document est enregistrée : vous prouvez ainsi que vos stagiaires ont eu accès aux ressources pédagogiques et ont suivi la formation (indicateur 19). Ce n'est pas une plateforme de cours en ligne : si vous utilisez déjà un outil de formation à distance, ajoutez-en le lien dans les ressources de la formation.
Où le trouver
Réglage : Paramètres > onglet Qualité > section Espace stagiaire
Connexions et liens : fiche session > onglet Suivi > section Connexions des stagiaires
Ressources affichées : fiche formation, ressources pédagogiques de la formation
Pas à pas
Vérifiez que l'espace est activé
Dans Paramètres > Qualité > Espace stagiaire, l'option Activer l'espace stagiaire est activée par défaut. L'activer n'envoie aucun email : le lien part avec les prochaines convocations.
Ajoutez vos ressources pédagogiques
Les fichiers et les liens ajoutés aux ressources de la formation apparaissent dans l'espace de tous ses stagiaires. Un lien vers votre plateforme de formation à distance y a toute sa place.
Validez les dossiers et envoyez les convocations
Le lien personnel est créé pour chaque stagiaire d'un dossier Validé. La convocation, en PDF comme par email, contient le bloc Votre espace stagiaire.
Renvoyez un lien si besoin
Dans Suivi > Connexions des stagiaires, le menu de chaque stagiaire propose Copier le lien, Envoyer le lien par email et Remplacer le lien (l'ancien lien cesse alors de fonctionner).
Suivez les connexions
Le tableau indique, pour chaque stagiaire, sa première et sa dernière connexion, le nombre d'ouvertures de l'espace et les ressources consultées. Exporter le journal (CSV) télécharge le détail de chaque accès.
Ce que voit le stagiaire
- La formation, les dates, les modalités et le lieu.
- Le planning des créneaux.
- Pour une session à distance : l'outil, le bouton Rejoindre la visioconférence et l'assistance technique.
- Les ressources pédagogiques de la formation et les liens diffusés pour la session.
- Ses documents : sa convocation, le programme de la formation (sans le prix pour une session intra), le règlement intérieur et, une fois la session terminée, son certificat de réalisation.
- Ce qui l'attend : émarger le créneau du jour, et les questionnaires (positionnement, évaluation, satisfaction, à froid) déjà envoyés et restés sans réponse.
Il ne voit jamais de convention, de devis, de contrat ni de facture, aucun prix négocié, ni rien des autres stagiaires.
Le journal des connexions, preuve de l'indicateur 19
Chaque accès est enregistré avec le stagiaire, la session, l'élément ouvert et l'horodatage, sans adresse IP. Une connexion n'est comptée que lorsque la page s'affiche réellement dans un navigateur : les robots de sécurité des messageries, qui ouvrent les liens des emails, ne faussent pas le décompte.
Le journal est conservé 5 ans et ne peut être ni modifié ni supprimé. Il figure aussi dans l'archive ZIP des preuves Qualiopi, dans le dossier de chaque session (fichier Connexions_Espace_Stagiaire.csv).
Durée et sécurité du lien
Le lien est personnel et impossible à deviner. Il reste valable un an après la fin de la session. Il cesse de fonctionner si vous le remplacez, si le dossier du stagiaire n'est plus validé ou si vous désactivez l'espace. Les fichiers s'ouvrent par un lien de téléchargement valable quelques minutes.
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 19 : mise à disposition des ressources pédagogiques et preuve de leur accès
- Indicateur 9 : information des stagiaires sur le déroulement de la formation
- Indicateur 11 : accès aux évaluations et aux questionnaires en attente
Questions fréquentes
Non. Le lien personnel de sa convocation suffit.
Non. Kaliio n'envoie rien de lui-même à l'activation : le lien figure dans les convocations envoyées ou téléchargées ensuite. Pour une session en cours, envoyez-le depuis Suivi > Connexions des stagiaires.
Cliquez sur Remplacer le lien : l'ancien lien affiche « Lien désactivé ». Envoyez ensuite le nouveau lien au stagiaire.
Non. L'espace regroupe ce que Kaliio connaît de la formation et prouve l'accès. Ajoutez le lien de votre plateforme aux ressources : son ouverture sera enregistrée comme les autres.
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