Formateurs et portail formateur : qualifications, suivi et sous-traitance
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À quoi ça sert
La fiche formateur rassemble les preuves de compétence de vos intervenants : CV, diplômes, suivi annuel des compétences et, pour un sous-traitant, ses documents administratifs.
Le portail formateur donne à un formateur un accès par lien sécurisé, sans compte : il complète son profil, ses formations et gère ses sessions (émargement, incident, compte rendu).
Où le trouver
Menu Formateurs (rubrique Activité du menu de gauche)
Fiche formateur : onglets Informations, Qualification, Suivi des compétences, Administratif
Formateurs d'une session : fiche session > onglet Préparation > section Formateur
Pas à pas
Ajoutez le formateur
Dans Formateurs, cliquez sur Ajouter un formateur : prénom, nom, email, téléphone, puis le Statut : intervenant interne (salarié, y compris mis à disposition) ou externe (sous-traitant ou salarié porté). Pour un externe, renseignez SIRET, NDA, les informations société et le tarif de sous-traitance par défaut. Cliquez sur Créer l'intervenant.
Déposez ses justificatifs
Onglet Qualification > Justificatifs de qualification > Ajouter : CV, diplôme, certificat, certificat de travail, attestation. Dans Habilitations par formation, activez les formations qu'il est qualifié pour dispenser.
Tracez le suivi de ses compétences
Onglet Suivi des compétences > Nouveau suivi : date de l'entretien, nouvelles expériences, formations suivies, conférences, salons, lectures, réseau professionnel, pièces jointes. Cliquez sur Créer le suivi.
Collectez les documents d'un sous-traitant
Onglet Administratif : Kbis, récépissé de déclaration d'activité, attestation de vigilance URSSAF, attestation RC professionnelle, attestation de non-emploi de salariés étrangers, et en option la charte qualité signée et le certificat Qualiopi. Kaliio affiche la date d'expiration de chacun.
Affectez-le à une session
Dans la session, Préparation > Formateur, cliquez sur Assigner. Pour un sous-traitant, ouvrez ses paramètres : montant HT, délai de paiement, date de mobilisation, date de vérification des compétences et Date de signature du contrat de sous-traitance.
Ouvrez-lui le portail formateur
Carte Portail formateur sécurisé (fiche formateur, onglet Informations) > Créer le lien > Copier le lien, puis envoyez-le par email au formateur. Le lien est valable 30 jours ; Révoquer le lien le désactive.
Ce que le formateur fait dans son portail
Le portail s'ouvre avec le lien, sans mot de passe. Il comprend Tableau de bord, Mon profil, Formations et Sessions :
- Mon profil : ses informations, justificatifs, suivi des compétences et documents administratifs.
- Formations : il peut créer une formation et en compléter les informations, les moyens, le contenu et les évaluations.
- Sessions : il travaille sur ses sessions (planning, présences, positionnement, évaluation, appréciations des stagiaires, compte rendu, incidents) ; l'analyse du besoin, les documents de la session et le journal des emails ne lui sont pas montrés, la liste des stagiaires est en lecture seule.
- Vue Mobile : des tuiles pour envoyer les liens d'émargement, le positionnement, l'évaluation, les appréciations, déclarer un incident et recevoir le lien de son compte rendu.
Un lien peut aussi être créé depuis une session (pour qu'il la gère) ou depuis une formation (pour qu'il la complète).
Le compte rendu du formateur
En fin de session, le formateur reçoit un lien vers son compte rendu (envoi automatique Compte-rendu formateur, ou bouton Envoyer compte-rendu + appréciations dans Bilan > Compte-Rendu). Il le remplit en quatre étapes, Démarrage, Suivi, Clôture et Bilan, et le signe. Le lien est valable 7 jours ; le compte rendu signé est conservé 5 ans.
Contrat de sous-traitance
Le Contrat de sous-traitance et la Charte qualité sous-traitants se génèrent dans les documents de la session dès qu'un formateur y est marqué sous-traitant. Une fois le contrat signé, renseignez sa date dans les paramètres du formateur pour la session : c'est elle qui lève l'alerte « formateur sans contrat signé ».
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 21 : compétences des intervenants : justificatifs, habilitations et compétences requises
- Indicateur 22 : entretien et développement des compétences des formateurs
- Indicateur 27 : sous-traitance : documents administratifs, contrat et charte qualité
Questions fréquentes
Non, vous copiez le lien et l'envoyez vous-même par email. Le formateur n'a aucun compte à créer.
Créez un nouveau lien depuis la carte Portail formateur sécurisé. Révoquer le lien désactive immédiatement tous les liens déjà envoyés à ce formateur.
Oui, ajoutez-vous comme intervenant interne : vos justificatifs et votre suivi de compétences sont les preuves attendues.
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