Inscriptions, clients et financeurs : dossiers, pièces et analyse du besoin
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À quoi ça sert
Un stagiaire s'inscrit toujours par un dossier d'inscription : un dossier rattache un client (l'entreprise ou le particulier qui achète la formation), ses bénéficiaires et, s'il y en a un, le financeur. Chaque dossier produit sa propre convention ou son propre contrat.
Vous créez une fois vos clients et vos financeurs dans leur menu, puis vous les choisissez au moment de l'inscription. L'analyse du besoin de chaque client se formalise dans la session, avant toute proposition commerciale.
Où le trouver
Menus Clients et Financeurs (rubrique Activité du menu de gauche)
Inscriptions : fiche session > onglet Participants & Planning > section Stagiaires
Analyse du besoin : fiche session > onglet Préparation > section Analyse du besoin
Pas à pas
Créez le client
Dans Clients, cliquez sur Ajouter un client. Renseignez le Nom ou raison sociale, le Type de client (Entreprise, Particulier, OPCO ou Autre), les coordonnées, l'Interlocuteur principal et le Représentant légal, puis cliquez sur Créer le client.
Créez le financeur, s'il y en a un
Dans Financeurs, cliquez sur Ajouter un financeur : Nom du financeur, Type (OPCO, CPF, France Travail, Région ou Autre) et coordonnées. Cliquez sur Créer le financeur.
Inscrivez les stagiaires
Dans la session, onglet Participants & Planning > Stagiaires, cliquez sur Inscrire des stagiaires. Choisissez le Client et, si besoin, le Financeur (optionnel). Le premier bénéficiaire est pré-rempli avec le contact du client.
Ajoutez les bénéficiaires
Pour chaque bénéficiaire : Prénom, Nom, Email (obligatoires), fonction, téléphone, et la case Situation de handicap nécessitant des aménagements si besoin. La Catégorie BPF alimente votre bilan pédagogique et financier. Cliquez sur Ajouter pour un autre bénéficiaire, puis sur Créer le dossier.
Formalisez l'analyse du besoin
Onglet Préparation > Analyse du besoin, cliquez sur Ajouter une analyse. Renseignez la date et l'origine de la demande, le Client associé, le besoin exprimé, les éventuelles situations de handicap et contraintes, puis cliquez sur Créer l'analyse.
Envoyez les convocations
Dans Stagiaires, le bouton Envoyer convocations convoque les bénéficiaires des dossiers validés. Si l'envoi automatique est activé, les convocations partent d'elles-mêmes avant le premier créneau.
Les statuts d'un dossier
- Validé (statut par défaut) : les bénéficiaires reçoivent les convocations et les envois automatiques.
- À valider : les bénéficiaires restent destinataires des envois automatiques, mais l'envoi manuel des convocations attend la validation (bouton Valider le dossier).
- Annulé : en cas de désistement, les bénéficiaires sont retirés des convocations et des envois automatiques.
Le statut se change dans la carte du dossier dépliée, champ Statut du dossier.
Les pièces du dossier
Chaque dossier a un bloc Pièces du dossier pour ranger les justificatifs qui ne concernent pas les stagiaires : Devis signé, Convention signée, Contrat de formation signé, Accord de prise en charge, Autre pièce. Cliquez sur Ajouter une pièce, choisissez le type et le fichier (PDF, Word, Excel ou image, 30 Mo au plus). Ces pièces ne sont jamais envoyées aux stagiaires et figurent dans l'archive des preuves Qualiopi.
Plusieurs clients sur une session
En inter-entreprises, créez un dossier par client : chaque client reçoit sa convention, avec ses seuls stagiaires. Le financeur se choisit à l'inscription ou plus tard, dans la carte du dossier.
Les fiches client et financeur
La fiche d'un client a deux onglets : Informations et Documents. L'onglet Documents permet de déposer un devis ou une convention en PDF et de l'envoyer au client pour signature en ligne. Le bloc Preuves manquantes signale les informations à compléter (email, adresse, représentant légal).
La fiche d'un financeur a aussi les onglets Informations et Documents, pour ranger conventions, accords et courriers.
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 4 : analyse du besoin formalisée et rattachée au client avant la proposition
- Indicateur 9 : convocations envoyées aux bénéficiaires des dossiers validés
- Indicateur 26 : situations de handicap signalées dès l'inscription et l'analyse du besoin
Questions fréquentes
Créez un client de type Particulier, puis inscrivez-le comme bénéficiaire de son propre dossier. Générez ensuite le Contrat de formation professionnelle (particulier) plutôt que la convention.
Un dossier rattache toujours un client. Créez-le dans le menu Clients (ou via le lien Créer un client), puis revenez à la session.
Non, c'est une fiche que vous remplissez à partir de vos échanges avec le client. Elle est téléchargeable en PDF et conservée comme preuve ; elle se détache d'une session mais ne se supprime pas.
Non, il n'y a pas d'espace stagiaire. Les stagiaires reçoivent des liens personnels par email (émargement, questionnaires) et n'ont aucun compte à créer.
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