Indicateur 4 : Analyse des besoins
Rédigé avec Christelle Charrier-Robelin, consultante Qualiopi et évaluatrice technique COFRAC — Mis à jour le 28 mars 2026
L'indicateur 4 Qualiopi exige que l'organisme de formation analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise et/ou le financeur concerné, selon le référentiel national qualité (Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019). Cette analyse doit être formalisée via des grilles d'analyse, diagnostics préalables, dossiers d'admission ou comptes rendus d'entretiens. Le non-respect, même partiel, entraîne systématiquement une non-conformité majeure (pas de NC mineure).
Description de l'indicateur
L'indicateur 4 est le premier indicateur du critère 2 du référentiel Qualiopi « L'identification précise des objectifs des prestations proposées et l'adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires lors de la conception des prestations » (Guide de lecture du référentiel national qualité, V9, 2024).
Il impose à l'organisme de formation de réaliser une analyse structurée des besoins du bénéficiaire, en lien avec l'entreprise commanditaire et/ou le financeur. Cette analyse constitue le socle de la conception de la prestation et doit démontrer que la formation proposée répond réellement aux attentes et besoins identifiés.
L'analyse des besoins peut prendre différentes formes selon le contexte :
- Grille d'analyse des besoins remplie avec le client ou le bénéficiaire
- Diagnostic préalable des compétences et des attentes
- Dossier d'admission avec questionnaire de positionnement
- Compte rendu d'entretien préalable (téléphonique ou en présentiel)
- Critères de détermination de l'opportunité et de la faisabilité de la prestation
Lorsque le prestataire n'est pas directement responsable de l'analyse du besoin (par exemple en cas de prescription par un OPCO ou Pôle emploi / France Travail), il doit néanmoins démontrer qu'il en tient compte dans la conception et l'exécution de sa prestation.
Obligations spécifiques :
- PSH : en cas d'accueil de personnes en situation de handicap, l'organisme doit démontrer qu'il prend en compte les situations de handicap et les besoins en compensation (pédagogie, matériel, moyens techniques, humains).
- CFA ou alternance : le prestataire démontre que cette analyse est prévue en amont du processus de contractualisation alternant/entreprise. Elle peut être complétée au début du parcours de formation. L'analyse intègre la vérification des missions proposées par l'entreprise avec le diplôme ou la certification professionnelle visé.
- Bilan de compétences (CBC) : l'outil utilisé dans le cadre de la phase préliminaire (par exemple la grille d'analyse partagée de situation — APS) doit déboucher sur la co-construction d'un programme personnalisé avec le bénéficiaire.
- VAE : contractualisation de l'accompagnement décrivant notamment la méthode, les modalités individuelles et collectives, ainsi que l'échéancier de la mise en œuvre.
Cet indicateur est particulièrement exigeant : il fait partie des indicateurs ne pouvant donner lieu qu'à des non-conformités majeures (article 5 de l'arrêté du 6 juin 2019 modifié). Il n'existe donc pas de non-conformité mineure pour l'indicateur 4, et toute action corrective doit être mise en œuvre dans un délai de 3 mois.
Ce que vérifie l'auditeur
- Vérification de l'existence d'une analyse formalisée des besoins pour chaque prestation de l'échantillon
- Contrôle du lien entre l'analyse des besoins et l'entreprise et/ou le financeur concerné
- Vérification de la prise en compte des besoins identifiés dans la conception de la prestation
- Contrôle de la prise en compte des situations de handicap et des besoins en compensation pour les PSH
- Vérification que l'analyse est réalisée en amont de la prestation (avant ou au tout début du parcours)
- En cas de prescription externe : vérification que l'organisme tient compte de l'analyse transmise
Preuves attendues
- Grilles d'analyse des besoins remplies avec le client ou le bénéficiaire
- Diagnostics préalables documentés
- Dossiers d'admission avec questionnaires de positionnement
- Comptes rendus d'entretiens préalables (téléphoniques ou en présentiel)
- Documents de détermination de l'opportunité et de la faisabilité de la prestation
- Synthèses des besoins identifiés transmises par le prescripteur (OPCO, France Travail)
- Fiches de recueil des besoins spécifiques PSH
Non-conformités fréquentes
Non-conformités majeures
- Absence d'analyse des besoins du bénéficiaire pour une ou plusieurs prestations de l'échantillon
- Analyse des besoins non formalisée (échange verbal sans trace écrite)
- Absence de lien démontré entre l'analyse des besoins et l'entreprise ou le financeur
- Non-prise en compte des besoins identifiés dans la conception de la prestation
- Absence de prise en compte des situations de handicap lorsque des PSH sont accueillis
- En cas de prescription externe : aucune trace de prise en compte de l'analyse du prescripteur
En pratique : exemple d'audit
Lors d'un audit de renouvellement, l'auditeur examine trois dossiers de formation intra-entreprise. Pour deux d'entre eux, il trouve des grilles d'analyse des besoins remplies et cosignées par le client. Pour le troisième, aucun document ne formalise l'échange préalable avec l'entreprise commanditaire. Le responsable explique que l'analyse a été faite par téléphone sans compte rendu écrit. L'auditeur prononce une non-conformité majeure, car l'indicateur 4 n'admet aucune NC mineure.
Conseils pratiques
- Formalisez systématiquement l'analyse des besoins via un document type (grille, questionnaire, compte rendu) pour chaque nouvelle prestation ou chaque nouveau client.
- Impliquez le client (entreprise) et/ou le financeur dans l'analyse des besoins : faites cosigner le document ou conservez les échanges écrits.
- Pour les formations inter-entreprises, prévoyez un questionnaire de positionnement individuel envoyé à chaque stagiaire en amont de la formation.
- Intégrez systématiquement une question sur les besoins spécifiques liés au handicap dans votre grille d'analyse des besoins.
- Conservez les comptes rendus d'entretiens téléphoniques préalables : un simple email de synthèse envoyé au client après l'échange peut servir de preuve.
- Si l'analyse des besoins est réalisée par un prescripteur (OPCO, France Travail), archivez le document transmis et démontrez comment vous en tenez compte dans votre programme.
- Reliez explicitement votre programme de formation à l'analyse des besoins : l'auditeur vérifie la cohérence entre les besoins identifiés et la prestation conçue.
Comment Kaliio vous aide
Analyse des besoins client
Kaliio intègre un module dédié à l'analyse des besoins pour chaque client. L'organisme peut formaliser le recueil des besoins, les attentes de l'entreprise et les besoins spécifiques (PSH, contraintes horaires, niveau de compétences). Les analyses sont rattachées au client et à la formation concernée, constituant une preuve directement exploitable lors de l'audit Qualiopi.
Références légales
- Article L.6316-1 du Code du travail (obligation de certification qualité)
- Article R.6316-1 du Code du travail (critère 2 : identification des objectifs et adaptation)
- Article D.6316-1-1 du Code du travail (indicateurs d'appréciation du référentiel)
- Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 (référentiel national qualité - annexe, indicateur 4)
- Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018, article 6 (obligation de certification)
Questions fréquentes
L'indicateur 4 exige que l'organisme de formation analyse le besoin du bénéficiaire en lien avec l'entreprise et/ou le financeur concerné. Concrètement, cela signifie qu'avant de concevoir ou de délivrer une formation, l'organisme doit formaliser un échange structuré pour identifier les attentes, le contexte professionnel, le niveau de départ et les objectifs du bénéficiaire. Cette analyse doit être documentée et traçable.
Non. L'indicateur 4 fait partie des indicateurs pour lesquels le non-respect, même partiel, entraîne systématiquement une non-conformité majeure. Il n'existe pas de gradation mineure/majeure pour cet indicateur. C'est pourquoi il est essentiel de formaliser l'analyse des besoins pour chaque prestation sans exception.
Lorsque le prestataire n'est pas responsable de l'analyse du besoin du bénéficiaire, il doit démontrer qu'il en tient compte dans la conception et l'exécution de sa prestation. Concrètement, archivez le document transmis par le prescripteur et montrez comment vous avez adapté votre programme ou vos modalités en fonction des besoins identifiés. Un simple copier-coller ne suffit pas : l'adaptation doit être visible.
Pour les formations inter-entreprises avec des stagiaires issus de différentes structures, il est recommandé d'utiliser un questionnaire de positionnement individuel envoyé en amont. Ce questionnaire recueille les attentes, le niveau de départ et les objectifs de chaque participant. Complétez-le par un échange avec l'entreprise commanditaire pour chaque inscription, même sous forme d'email synthétisant les besoins exprimés.
L'analyse des besoins porte sur le bénéficiaire et son contexte, pas uniquement sur la formation. Pour un même programme de formation, chaque nouveau client ou bénéficiaire doit faire l'objet d'une analyse de ses besoins propres. En revanche, si un même client refait la même formation pour un nouveau groupe, une actualisation de l'analyse initiale peut suffire si le contexte n'a pas changé.
L'organisme doit prendre en compte les situations de handicap et les besoins en compensation : adaptations pédagogiques (rythme, supports), matériel spécifique (audio-description, sous-titrage), moyens techniques (accessibilité des locaux, outils numériques adaptés) et humains (interprète LSF, accompagnant). Intégrez systématiquement une question sur les besoins liés au handicap dans votre grille d'analyse.
Un entretien téléphonique peut constituer un élément de l'analyse des besoins, à condition qu'il soit formalisé. Un échange verbal sans aucune trace écrite ne sera pas considéré comme une preuve recevable par l'auditeur. Rédigez un compte rendu d'entretien ou envoyez un email de synthèse au client après l'appel, récapitulant les besoins identifiés et les solutions envisagées.
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