Convention ou contrat de formation : lequel choisir ?

La question revient sans cesse : « mon stagiaire est un particulier, dois-je lui faire une convention ? ». La réponse tient en une phrase : le document dépend de l'acheteur de la formation, pas du bénéficiaire.

Convention de formation professionnelle — vous la concluez avec une personne morale : l'entreprise qui envoie ses salariés, un OPCO, France Travail, une collectivité. Le bénéficiaire n'est pas partie au contrat, il est désigné dedans. C'est le cas le plus courant en INTER comme en INTRA.

Contrat de formation professionnelle — vous le concluez directement avec la personne physique qui s'inscrit et qui paie de sa poche. Le Code du travail lui accorde une protection de consommateur : délai de réflexion, plafonnement des sommes exigibles, mentions imposées.

Le test est simple : si la facture part au nom d'une entreprise, c'est une convention. Si elle part au nom de Madame ou Monsieur X qui règle avec ses propres deniers, c'est un contrat.

Cas particulier fréquent : un salarié s'inscrit seul et se fait rembourser ensuite par son employeur. Si c'est lui qui contracte et qui paie, c'est bien un contrat de formation.

L'article L.6353-4 du Code du travail impose un contenu précis. Un contrat incomplet est un contrat contestable :

• La nature, la durée et le programme de la formation, avec les objectifs poursuivis
• Le niveau de connaissances préalables requis pour suivre la formation
• Les modalités de déroulement : dates, horaires, lieu, effectif concerné
• Les moyens pédagogiques et techniques mis en œuvre
• Les modalités de sanction de la formation : ce que le bénéficiaire obtient à l'issue (attestation, certification)
• Le prix et les modalités de règlement
• Les conditions financières en cas de cessation anticipée de la formation ou d'abandon en cours de route
• L'identité complète des deux parties, dont votre numéro de déclaration d'activité (NDA)

Deux règles financières s'y ajoutent, et ce sont celles qu'on oublie le plus :

Le délai de rétractation de 10 jours (article L.6353-5). Le bénéficiaire dispose de dix jours à compter de la signature pour se rétracter par lettre recommandée. Pendant ce délai, aucune somme ne peut être exigée, pas même un acompte ou des arrhes.

Le plafond de 30 % (article L.6353-6). Passé le délai de rétractation, vous ne pouvez encaisser plus de 30 % du prix convenu avant la fin de la formation. Le solde se règle au fur et à mesure du déroulement.

En cas d'abandon pour cause de force majeure, l'article L.6354-1 limite ce qui vous est dû aux prestations effectivement dispensées.

Faire signer une convention à un particulier. C'est l'erreur la plus répandue, souvent parce que le logiciel ne propose que ce document. Elle prive le bénéficiaire de ses protections légales et fragilise votre facturation : en cas de litige, le contrat non conforme peut être écarté.

Encaisser avant les 10 jours. Un acompte demandé à la signature suffit à rendre le contrat irrégulier. Décalez l'encaissement, ou faites signer plus tôt.

Signer après le début de la formation. Le contrat comme la convention se concluent en amont. Une signature postdatée est immédiatement visible quand on croise les dates avec la feuille d'émargement.

Oublier les conditions d'abandon. C'est une mention obligatoire, et c'est aussi ce qui vous protège commercialement.

Confondre avec le financement CPF. Quand la formation est financée par le Compte Personnel de Formation, l'inscription passe par EDOF et la contractualisation obéit aux conditions de la plateforme : ce n'est ni une convention d'entreprise classique, ni un contrat de formation conclu de gré à gré. Vérifiez les règles applicables à votre situation avant de bâtir votre dossier.

Côté Qualiopi, ces documents servent de preuves aux indicateurs 1 (information du public sur les tarifs et les modalités), 4 (analyse du besoin) et 9 (conditions de déroulement).

Kaliio génère les deux documents depuis votre session, côte à côte dans la liste des documents : « Convention de formation professionnelle » et « Contrat de formation professionnelle (particulier) ». Vous choisissez selon l'acheteur, et les données sont reprises de la formation, de la session et de la fiche du bénéficiaire sans ressaisie.

Le contrat produit porte les clauses que le code du travail impose :

• l'objet et la catégorie de l'action, les objectifs opérationnels et le niveau de connaissances préalables requis ;
• les dates, horaires, lieu, modalités pédagogiques et durée ;
• le prix détaillé, ou la mention d'exonération si votre organisme n'est pas assujetti à la TVA ;
• le délai de rétractation de dix jours et l'interdiction d'exiger la moindre somme pendant ce délai ;
• le plafond de 30 % du prix avant la fin de la formation, avec le montant calculé sur votre tarif ;
• les conditions d'interruption pour force majeure, la sanction de la formation et l'accueil des personnes en situation de handicap.

Le contrat s'envoie ensuite à la signature en ligne. Kaliio produit la preuve associée : empreinte du fichier signé, texte du consentement accepté, date, heure et adresse IP du signataire, avec un certificat annexé au PDF. Le document rejoint vos preuves d'audit, conservées au moins 5 ans et non supprimables.

Un point de vigilance demeure : le respect effectif du délai de rétractation et de la limite d'encaissement reste de votre responsabilité. Kaliio écrit ces règles sur le contrat, mais ne bloque pas vos encaissements à votre place.