Indicateur 16 : Conditions de présentation à la certification
Rédigé avec Christelle Charrier-Robelin, consultante Qualiopi et évaluatrice technique COFRAC — Mis à jour le 24 avril 2026
L'indicateur 16 Qualiopi s'applique aux organismes qui mettent en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle (RNCP ou RS). Il exige que les conditions de présentation des bénéficiaires à la certification respectent les exigences formelles de l'autorité de certification (Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019, annexe). L'organisme doit justifier de son habilitation à former et/ou évaluer, informer les bénéficiaires sur le déroulement de l'évaluation, inscrire les candidats aux sessions d'examen et aménager les épreuves pour les personnes en situation de handicap. Le non-respect, même partiel, dans l'échantillon audité entraîne une non-conformité majeure.
Description de l'indicateur
Ce que vérifie l'auditeur
- Information communiquée aux bénéficiaires sur le déroulement de l'évaluation (modalités, durée, critères de réussite)
- Information sur les conditions de passage de l'examen à distance le cas échéant
- Preuve d'inscription effective des candidats aux sessions d'évaluation du certificateur
- Habilitation du prestataire à former à la certification professionnelle visée (convention de partenariat, agrément)
- Habilitation du prestataire à évaluer si le prestataire est lui-même certificateur (délégation, agrément)
- Référentiel d'évaluation du certificateur connu et utilisé
- Règlement d'organisation des examens à disposition des candidats
- Procès-verbal des sessions d'examen et traçabilité des résultats
- Livret d'évaluations réalisées en cours de formation (épreuves intermédiaires prévues par le certificateur)
- Attestations de réussite ou de suivi à des formations réglementaires obligatoires préalables à la certification visée (CACES, habilitation électrique, etc.)
- Pour les PSH : modalités d'aménagement des examens prévues et formalisées
- Lorsque le prestataire n'est pas chargé de l'évaluation : orientation du bénéficiaire vers l'évaluateur compétent
Preuves attendues
- Convention de partenariat avec le certificateur ou justificatif d'habilitation à former/évaluer
- Référentiel d'évaluation du certificateur (RNCP/RS) annoté et utilisé
- Règlement d'organisation des examens remis aux candidats
- Supports d'information sur le déroulement et les modalités de l'évaluation (plaquette, livret candidat, page web)
- Preuves d'inscription des candidats aux sessions d'examen (formulaires, accusés de réception, confirmations du certificateur)
- Procès-verbaux des sessions d'examen passées et résultats communiqués
- Livret d'évaluations réalisées en cours de formation et/ou épreuves intermédiaires validantes
- Attestations de réussite ou de suivi à des formations réglementaires obligatoires exigées par la certification
- Dossier d'aménagement d'examens pour les bénéficiaires en situation de handicap (demande, accord, modalités retenues)
- Pour la VAE : trace de la demande faite au certificateur sur les conditions de présentation et les calendriers de jury
Non-conformités fréquentes
Non-conformités majeures
- Absence d'habilitation ou de convention de partenariat avec le certificateur alors que l'organisme prépare à la certification
- Information sur le déroulement de l'évaluation absente ou manifestement inexacte par rapport au règlement du certificateur
- Candidats non inscrits aux sessions d'examen ou inscriptions hors délais du certificateur
- Épreuves intermédiaires validantes imposées par le certificateur non organisées par le prestataire
- Aucune modalité d'aménagement prévue pour les personnes en situation de handicap
- Pour la VAE : absence de demande au certificateur sur les conditions de présentation et les calendriers de jury
- Non-respect même partiel, dans l'échantillon audité, des exigences formelles de l'autorité de certification (NC majeure systématique)
En pratique : exemple d'audit
Lors d'un audit de surveillance, l'auditeur examine un OF préparant à un titre professionnel RNCP délivré par un certificateur tiers. L'organisme présente une convention de partenariat à jour avec le certificateur, le référentiel d'évaluation et les preuves d'inscription de 12 candidats aux sessions d'examen du trimestre. En revanche, aucune modalité d'aménagement d'examen n'a été formalisée pour un candidat en situation de handicap inscrit sur la dernière session, et les épreuves intermédiaires validantes imposées par le certificateur (deux évaluations en cours de formation) n'ont pas été tracées. L'auditeur prononce une non-conformité majeure — l'indicateur 16 ne pouvant donner lieu qu'à des NC majeures (arrêté du 6 juin 2019 modifié, article 5) — avec obligation de mise en œuvre d'actions correctives sous 3 mois, vérifiées par l'OC dans le mois suivant, sous peine de suspension de la certification.
Conseils pratiques
- Conservez en un seul dossier, par certification préparée, la convention de partenariat avec le certificateur, le référentiel d'évaluation à jour, le règlement des examens et les modalités d'aménagement PSH.
- Remettez systématiquement au bénéficiaire, dès la contractualisation, un livret « candidat à la certification » reprenant les conditions formelles de présentation : prérequis, épreuves intermédiaires, session d'examen prévue, modalités d'aménagement possibles.
- Traçabilisez chaque inscription aux sessions d'examen (date d'envoi, accusé de réception du certificateur, confirmation d'inscription) dans le dossier de chaque candidat.
- Lorsque la certification exige des épreuves intermédiaires ou un livret d'évaluations en cours de formation, organisez-les et conservez les traces datées avant l'audit.
- Anticipez les aménagements PSH : mentionnez la possibilité dès la plaquette et le livret d'accueil, formalisez une procédure écrite de demande d'aménagement et conservez les accords du certificateur.
- Pour la VAE : adressez-vous directement au certificateur pour obtenir par écrit les conditions de présentation et les calendriers de jury — conservez la demande et la réponse, c'est une obligation spécifique.
- Si vous n'êtes pas chargé de l'évaluation, formalisez la procédure d'orientation du bénéficiaire vers l'évaluateur compétent et conservez la trace de cette orientation dans le dossier.
- En sous-traitance, précisez dans le contrat la répartition des missions liées à la certification (inscription, évaluation, délivrance) et conservez le contrat à disposition de l'auditeur.
Comment Kaliio vous aide
Suivi des parcours certifiants et dossiers candidats
Kaliio permet de centraliser, dans le dossier de chaque stagiaire inscrit à une formation certifiante, les preuves exigées par l'indicateur 16 : modalités d'évaluation communiquées, prérequis formels, épreuves intermédiaires validantes, inscription à la session d'examen, aménagements PSH. Les documents liés à la certification (convention avec le certificateur, référentiel, règlement d'examen) sont stockés dans l'espace documentaire de l'organisme. L'ensemble constitue le dossier prêt à présenter à l'auditeur Qualiopi.
Références légales
- Article L.6316-1 du Code du travail (obligation de certification qualité)
- Article R.6316-1 du Code du travail (critères du référentiel national qualité)
- Article D.6316-1-1 du Code du travail (indicateurs d'appréciation du référentiel)
- Article L.6113-1 du Code du travail (certifications professionnelles enregistrées au RNCP et au RS)
- Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 (référentiel national qualité — annexe, indicateur 16)
- Arrêté du 6 juin 2019 modifié, article 5 (liste des indicateurs ne pouvant donner lieu qu'à des non-conformités majeures)
Questions fréquentes
L'indicateur 16 s'applique à tout prestataire — CFA ou organisme de formation continue — dès lors qu'il met en œuvre des formations conduisant à une certification professionnelle enregistrée au RNCP ou au RS. Il n'est donc pas limité aux CFA : un OF qui prépare à un titre professionnel, un CQP ou une certification inscrite au Répertoire spécifique est également concerné. Un organisme qui ne délivre que des actions de formation non certifiantes (formation continue sans certification visée) n'est pas audité sur cet indicateur. En cas de mixité, l'auditeur ne vérifie l'indicateur 16 que sur l'échantillon des prestations certifiantes.
Elles sont fixées par le certificateur (France compétences pour le RNCP, le certificateur privé ou public pour le RS) et figurent dans le règlement de la certification. Elles portent typiquement sur : les prérequis formels du candidat (diplômes, attestations préalables, formations réglementaires obligatoires), les épreuves intermédiaires validantes à organiser en cours de formation, les délais et modalités d'inscription aux sessions d'examen, le déroulement de l'évaluation (présentiel, distance, durée, jury), les modalités d'aménagement pour les personnes en situation de handicap. L'organisme doit disposer du référentiel d'évaluation à jour et le respecter intégralement.
Le guide de lecture V9 (page 21) cite explicitement : l'information communiquée aux bénéficiaires sur le déroulement de l'évaluation, les conditions de passage de l'examen à distance, la preuve d'inscription à la session d'évaluation, l'habilitation du prestataire à évaluer ou la convention de partenariat avec le certificateur, le référentiel d'évaluation, le règlement d'organisation des examens, les procès-verbaux de sessions d'examen, le livret d'évaluations réalisées en cours de formation, et les attestations de réussite ou de suivi à des formations réglementaires obligatoires préalables. Pour les personnes en situation de handicap, les modalités d'aménagement des examens doivent être documentées.
Pour la VAE, l'organisme démontre qu'il a demandé au certificateur, par écrit, les conditions de présentation aux certifications ainsi que les calendriers de jury. Cette obligation spécifique est explicitement inscrite dans le guide de lecture V9 (page 21, colonne OBLIGATIONS SPÉCIFIQUES). Conservez la demande envoyée et la réponse reçue du certificateur dans le dossier qualité — c'est le premier point que l'auditeur vérifiera pour un accompagnateur VAE.
Le NB du guide de lecture V9 (page 21) précise : « Lorsque le prestataire n'est pas chargé de l'évaluation, il oriente le bénéficiaire vers l'évaluateur. » Autrement dit, un OF qui prépare à une certification délivrée par un certificateur tiers n'a pas à organiser l'évaluation lui-même, mais il doit orienter le candidat vers l'évaluateur compétent et tracer cette orientation. Cela n'exonère pas l'organisme de respecter les conditions formelles fixées par le certificateur pour la présentation du candidat (prérequis, épreuves intermédiaires, inscription dans les délais).
Non. L'indicateur 16 figure explicitement dans la liste des indicateurs ne pouvant donner lieu qu'à des non-conformités majeures (arrêté du 6 juin 2019 modifié, article 5 : indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32). Tout non-respect, même partiel, dans l'échantillon audité entraîne une NC majeure. La correction doit être effective sous 3 mois et vérifiée par l'organisme certificateur dans le mois suivant — à défaut, la certification n'est pas délivrée ou est suspendue.
Les deux concernent les formations certifiantes mais ne couvrent pas le même périmètre. L'indicateur 7 porte sur l'adéquation des contenus de la formation aux exigences de la certification visée : le programme de formation couvre-t-il bien le référentiel de compétences de la certification ? L'indicateur 16 porte sur les conditions de présentation du bénéficiaire à l'examen : l'organisme respecte-t-il les exigences formelles du certificateur (inscription, épreuves intermédiaires, habilitation, aménagements PSH) ? Les deux s'appliquent simultanément aux formations certifiantes et font tous deux partie des indicateurs à NC majeure uniquement.
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