Modèle de livret d'accueil stagiaire : guide complet

Le livret d'accueil sous ce nom n'est pas explicitement mentionné dans le référentiel Qualiopi. Cependant, les informations qu'il contient sont exigées par plusieurs indicateurs (1, 9, 19). En pratique, le livret d'accueil est le moyen le plus efficace et le mieux reconnu par les auditeurs pour prouver la conformité à ces indicateurs. Il centralise les preuves d'information en un seul document structuré.

Idéalement, le livret d'accueil doit être remis avant le début de la formation, lors de la convocation ou à l'inscription, pour que le stagiaire dispose de toutes les informations pratiques à l'avance. A défaut, il peut être remis en début de première séance, mais certaines informations (modalités de règlement, conditions d'annulation) doivent impérativement être communiquées avant la signature du contrat ou de la convention.

Le règlement intérieur peut être intégré au livret d'accueil ou être un document séparé annexé. Dans les deux cas, il doit être porté à la connaissance des stagiaires avant leur inscription définitive ou en début de formation (Articles R.6352-1 à R.6352-15). Le règlement intérieur doit couvrir les horaires, les conditions d'entrée et de sortie, les règles de discipline, les modalités d'absence, les équipements, les consignes de sécurité.

Plusieurs méthodes sont acceptées par les auditeurs Qualiopi : émargement de remise du livret d'accueil signé par le stagiaire, accusé de réception par e-mail, signature électronique du livret, ou mention dans la convention/contrat de formation que le livret a été remis. Kaliio envoie le livret par e-mail et conserve automatiquement la preuve d'envoi et de remise.

Oui, les modalités pratiques d'une formation à distance diffèrent du présentiel : plateforme utilisée, modalités de connexion, assistance technique, planning des classes virtuelles, etc. Le livret d'accueil FOAD doit couvrir ces spécificités. Le référentiel Qualiopi exige l'information sur les modalités pédagogiques, les moyens d'accompagnement et le soutien technique pour les formations à distance.

Oui, l'organisme de formation collecte des données personnelles des stagiaires (identité, coordonnées, évaluations, résultats). Conformément au RGPD et à la CNIL, les personnes concernées doivent être informées : finalités du traitement, durée de conservation, droits d'accès/rectification/suppression, responsable du traitement. Le livret d'accueil est un bon support pour délivrer cette information préalable obligatoire.