Paramètres de votre organisme : identité, qualité, documents et compte
Vérifié sur l'application le
À quoi ça sert
Le menu Paramètres rassemble tout ce qui concerne votre organisme et non une formation ou une session : identité légale, équipe, réglages qualité, documents cadres, vitrine, intégrations et compte utilisateur.
Ces informations sont reprises automatiquement dans vos documents (convention, devis, règlement intérieur…) et dans votre conformité Qualiopi. La barre en haut de page indique ce qu'il reste à compléter : Identité, Documents, Équipe et Vitrine.
Où le trouver
Menu Paramètres (rubrique Gestion du menu de gauche)
Six onglets : Mon organisme, Qualité, Documents & Export, Vitrine, Intégrations, Mon compte
Sur un écran étroit, les onglets qui ne tiennent pas sont rangés sous Plus
Pas à pas
Complétez l'identité et le légal
Onglet Mon organisme > section Identité & Légal. Renseignez les Informations essentielles (nom, email, adresse, représentant légal et sa qualité), puis les Informations légales : forme juridique, SIRET, NDA, TVA. Cliquez sur Enregistrer.
Réglez vos délais par défaut
Toujours dans Identité & Légal, la partie Paramètres par défaut fixe la Validité du devis (jours), le Délai d'envoi des convocations (jours), le Délai d'envoi du test de positionnement (jours) et la Juridiction compétente.
Décrivez votre structure et votre équipe
Section Structure & Équipe : déposez votre Organigramme, décrivez vos moyens de Coordination, puis ajoutez vos collaborateurs avec Ajouter un membre. Pour chacun, Ajouter une action trace ses actions de développement des compétences.
Ajustez vos réglages qualité
Onglet Qualité : Envois automatiques, Amélioration Continue, Suivi Abandons, Questionnaire de satisfaction, Questionnaire à froid et Thèmes. Chaque section a sa page dans ce guide.
Déposez vos documents cadres et vos clauses
Onglet Documents & Export > Documents : règlement intérieur (généré automatiquement ou fichier personnalisé) et Conditions Générales de Vente (CGV). La section Clauses des conventions et contrats permet de remplacer les textes par défaut.
Personnalisez votre vitrine et votre marque
Onglet Vitrine : site internet, politique d'accessibilité (référent handicap), Logo et Couleur de marque.
Onglet Mon organisme
Identité & Légal contient la carte Informations de l'organisme :
- Informations essentielles : nom, profil (organisme de formation, formateur, auditeur, consultant), coordonnées, représentant légal.
- Informations légales : forme juridique, SIRET, SIREN, NDA et préfecture de région, capital, code APE, TVA intracommunautaire. Si vous êtes exonéré, activez Organisme exonéré de TVA et indiquez la mention d'exonération ; sinon, le Taux de TVA appliqué (%).
- Accès aux formations : Modalités d'accès et Délais d'accès, repris par défaut pour vos formations.
- Paramètres par défaut : validité des devis, délais d'envoi, juridiction.
- Conformité Qualiopi : Méthodes d'implication des stagiaires et Secteur d'intervention principal.
Structure & Équipe contient l'Organisation (organigramme, coordination ; cochez Prestataire indépendant assurant seul les différentes fonctions si vous travaillez seul) et l'Équipe (collaborateurs, fonctions dont Référent handicap, formateurs internes, développement des compétences).
Onglet Qualité
Six sections :
- Envois automatiques : quels emails partent et quand (voir Envois automatiques).
- Amélioration Continue : le registre des réclamations, aléas et actions d'amélioration (voir Qualité).
- Suivi Abandons : les stagiaires qui ont abandonné et leur questionnaire.
- Questionnaire de satisfaction et Questionnaire à froid : vos questions personnalisées (voir Questionnaires).
- Thèmes : vos thèmes de formation et leurs indicateurs de résultats.
Onglet Documents & Export
- Documents : la carte Documents Cadres (règlement intérieur et CGV) et vos documents administratifs, ajoutés avec Ajouter un document.
- Clauses des conventions et contrats : quatre clauses modifiables (Conditions tarifaires, Modalités de règlement, Annulation, report, absences et abandons, Loi applicable et litiges). Voir le texte par défaut affiche le texte proposé par Kaliio, Texte par défaut le rétablit. Enregistrez avec Enregistrer les clauses.
- Export & BPF : exports CSV, archive des preuves Qualiopi et données du BPF (voir Exports).
Onglets Vitrine, Intégrations et Mon compte
- Vitrine : activation de votre site internet, politique d'accessibilité, logo et couleur (voir Vitrine et catalogue).
- Intégrations : clés d'accès pour vos outils et applications connectées (voir Assistant IA et connecteur).
- Mon compte : email, mot de passe, abonnement et jauge de l'espace Kaliio (voir Premium et espace Kaliio).
Indicateurs Qualiopi concernés
- Indicateur 1 : modalités et délais d'accès par défaut, repris dans vos formations
- Indicateur 9 : règlement intérieur et conditions générales de vente
- Indicateur 18 : organigramme, coordination et équipe
- Indicateur 22 : actions de développement des compétences de vos collaborateurs
- Indicateur 24 : secteur d'intervention principal
Questions fréquentes
Dans Paramètres > onglet Vitrine, cartes Logo et Couleur de marque. Le référent handicap se trouve dans le même onglet, carte Politique d'accessibilité.
Oui, dans Paramètres > Documents & Export > Clauses des conventions et contrats. Les textes saisis remplacent ceux proposés par Kaliio dans les conventions et contrats générés. Il n'est pas possible d'importer votre propre trame de document.
Cochez Prestataire indépendant assurant seul les différentes fonctions dans la carte Coordination. Vous pouvez vous ajouter comme membre de l'équipe et vous désigner référent handicap.
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