Indicateur 18 : Coordination des intervenants

L'indicateur 18 s'applique à l'ensemble des prestataires certifiés Qualiopi, quelle que soit la catégorie d'action : actions de formation classiques, actions par apprentissage, bilans de compétences (CBC) et actions VAE. Il concerne aussi bien les grands organismes que les formateurs indépendants, avec des attentes proportionnées à la taille de la structure. Un indépendant peut parfaitement cocher toutes les cases en formalisant qu'il assure seul les différentes fonctions.

Selon le glossaire officiel du guide de lecture, les intervenants internes sont les dirigeants et salariés intervenant dans le cadre d'un contrat de travail, y compris les formateurs occasionnels. Les intervenants externes sont tous les sous-traitants intervenant dans le cadre d'un contrat de prestation de service. Cette distinction conditionne les preuves attendues : contrat de travail pour les internes, contrat de prestation ou de sous-traitance pour les externes.

Le guide de lecture Qualiopi précise explicitement qu'un prestataire indépendant peut assurer seul les différentes fonctions (pédagogique, administrative, logistique, commerciale). Pour passer l'audit, il suffit de formaliser cette auto-organisation : un document interne décrivant comment chaque fonction est assurée, une fiche de poste autoportée, et éventuellement des processus simples pour démontrer la maîtrise de chaque dimension. L'auditeur ne cherche pas une équipe, mais la preuve d'une coordination structurée.

Pour les actions VAE, une règle d'indépendance s'applique : les intervenants externes mobilisés dans l'accompagnement ne peuvent être ni les certificateurs (autorité délivrant la certification visée) ni les financeurs de la prestation. Cette exigence vise à prévenir tout conflit d'intérêt entre l'accompagnement, la décision de certification et le financement. Il convient donc de vérifier systématiquement le statut de chaque intervenant externe avant contractualisation.

Les preuves attendues incluent le contrat de sous-traitance détaillant la prestation et les responsabilités, un relevé des échanges (mails, comptes-rendus de briefing, visioconférences), un planning d'intervention partagé, et éventuellement un compte-rendu post-formation. Pour les formations récurrentes avec un même sous-traitant, des réunions périodiques de coordination (trimestrielles ou semestrielles) documentées renforcent significativement le dossier.

Un organigramme fonctionnel répertorie les fonctions mobilisées au sein de l'organisme (pédagogique, administrative, logistique, commerciale, sociale) et indique qui en est responsable. Il ne s'agit pas nécessairement d'un organigramme hiérarchique : c'est une vision par fonctions, qui peut se présenter sous forme de tableau ou de schéma. Pour un indépendant, il peut se résumer à un document d'une page mentionnant que toutes les fonctions sont assurées par le dirigeant, avec éventuellement l'indication des sous-traitants mobilisés par type de prestation.