Fiche intervenant formateur : modèle Qualiopi 2026
Rédigé avec Christelle Charrier-Robelin, consultante Qualiopi et évaluatrice technique COFRAC — Mis à jour le 11 avril 2026
La fiche intervenant (ou fiche formateur) rassemble les informations sur les qualifications, l'expérience professionnelle et les compétences pédagogiques de chaque formateur. Elle est indispensable pour prouver la conformité à l'indicateur 6 du référentiel Qualiopi qui exige que les formateurs aient les compétences nécessaires pour dispenser les formations.
Qu'est-ce qu'une fiche intervenant formateur ?
La fiche intervenant (ou fiche formateur) est un document qui recense les qualifications, diplômes, certifications, expérience professionnelle et compétences pédagogiques d'un formateur ou intervenant. Elle constitue la preuve documentaire que le prestataire s'assure de la compétence de ses équipes pédagogiques.
Dans le cadre Qualiopi, la fiche intervenant sert à démontrer la conformité à l'indicateur 6 : « Le prestataire s'assure de l'adéquation des compétences des intervenants aux actions de formation dispensées ».
La fiche intervenant est distincte :
- Du CV : plus structuré pour l'usage interne Qualiopi, centrée sur les compétences pédagogiques et techniques liées aux formations dispensées.
- Du contrat de travail ou contrat de sous-traitance : document commercial et RH distinct.
- De la fiche de poste : document RH interne.
Pour les intervenants externes (formateurs indépendants, sous-traitants), la fiche intervenant accompagne généralement le contrat de sous-traitance. Pour les formateurs salariés, elle est tenue à jour dans le dossier RH et communiquée lors des audits.
Elle doit être mise à jour régulièrement pour refléter les nouvelles formations suivies, certifications obtenues et expériences accumulées par le formateur.
Cadre légal et obligations
La fiche intervenant n'est pas un document légalement imposé sous ce nom, mais son contenu est rendu nécessaire par le référentiel Qualiopi.
Indicateur 6 du référentiel national qualité (Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019) exige que « le prestataire s'assure de l'adéquation des compétences des intervenants aux actions de formation dispensées ». Le guide de lecture précise que les preuves attendues incluent : CV, diplômes, justificatifs d'expérience, fiches de poste, lettres de mission, portfolio de compétences.
Indicateur 17 (lorsque des sous-traitants sont impliqués) exige que l'organisme s'assure des compétences des sous-traitants et dispose des pièces justificatives.
Indicateur 21 (veille pédagogique) implique que les formateurs maintiennent leurs compétences à jour, ce que la fiche intervenant doit documenter (formations continues suivies, certifications récentes).
Indicateur 24 (développement des compétences internes) impose aux organismes disposant de formateurs salariés un plan de développement des compétences et un suivi de sa mise en œuvre.
Par ailleurs, l'article L.6352-1 du Code du travail impose que les formateurs disposent des qualifications professionnelles correspondant à l'enseignement dispensé.
Champs obligatoires
- Identité du formateur (nom, prénom, coordonnées professionnelles)
- Statut (salarié de l'organisme, formateur indépendant, sous-traitant)
- Diplômes et titres obtenus (intitulé, établissement, année)
- Certifications professionnelles liées aux domaines d'intervention
- Habilitations et accréditations spécifiques le cas échéant
- Expérience professionnelle dans le domaine enseigné (employeurs, postes, durées)
- Expérience pédagogique (nombre d'années, types de publics, types de formations animées)
- Compétences techniques couvertes avec niveau de maîtrise
- Compétences pédagogiques (animation, ingénierie de formation, outils numériques)
- Formations continues suivies (intitulé, organisme, date)
- Publications, références et réalisations dans le domaine
- Domaines d'intervention autorisés pour l'organisme
- Date de mise à jour de la fiche
- Signature du formateur et de l'organisme
Erreurs courantes à éviter
- Ne pas mettre à jour la fiche intervenant après acquisition de nouvelles compétences ou certifications
- Utiliser un simple CV sans lien explicite avec les formations dispensées par l'organisme
- Ne pas documenter les compétences pédagogiques (focus uniquement sur les compétences techniques)
- Confondre compétence technique (savoir-faire dans le domaine) et compétence pédagogique (capacité à transmettre)
- Ne pas disposer de fiches pour les intervenants externes et sous-traitants (indicateur 17)
- Omettre les formations continues suivies par le formateur (indicateur 21 : veille pédagogique)
- Ne pas vérifier l'adéquation entre les compétences documentées et les formations effectivement animées
- Conserver des fiches obsolètes non mises à jour depuis plusieurs années
En pratique : exemple concret
Un organisme de formation fait appel à un formateur indépendant pour animer une formation « Gestion de projet Agile ». L'auditeur Qualiopi vérifie l'indicateur 6 et demande la preuve des compétences du formateur. L'organisme présente la fiche intervenant qui inclut : une certification PMP en cours de validité, 8 ans d'expérience chef de projet dans l'industrie, et 5 ans d'activité de formateur sur cette thématique avec des références clients. L'auditeur valide la conformité. Sans cette fiche, l'organisme aurait eu du mal à prouver l'adéquation des compétences du formateur.
Génération automatique avec Kaliio
Kaliio dispose d'un module complet de gestion des formateurs avec profil de compétences intégré. Chaque formateur ou intervenant dispose d'un dossier numérique dans l'application, où ses qualifications, diplômes, expériences et certifications sont répertoriés. Les pièces justificatives (diplômes, certifications, CV) peuvent être uploadées et archivées directement dans le dossier du formateur. Kaliio permet d'associer chaque formateur aux formations qu'il est habilité à dispenser, créant ainsi la traçabilité requise par l'indicateur 6. Un tableau de bord affiche les formateurs dont les certifications arrivent à expiration, facilitant le suivi du maintien des compétences (indicateurs 21 et 24). L'ensemble des données formateurs est exportable en PDF pour l'audit Qualiopi.
Références légales
- Décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 (référentiel national qualité Qualiopi, indicateurs 6, 17, 21, 24)
- Article L.6352-1 du Code du travail (qualifications des formateurs)
- Loi n° 2018-771 du 5 septembre 2018 (réforme de la formation professionnelle)
- Article L.6321-1 du Code du travail (obligation de formation des salariés)
Questions fréquentes
Le CV est cité par le guide de lecture comme exemple de preuve pour l'indicateur 6, mais il est préférable de compléter par une fiche intervenant structurée qui établit explicitement le lien entre les compétences du formateur et les formations qu'il dispense. Le guide de lecture précise que les preuves doivent montrer l'adéquation entre les compétences et les actions de formation. Un CV générique sans lien avec les formations spécifiques est moins probant qu'une fiche intervenant ciblée.
Oui, la fiche intervenant est nécessaire pour tous les formateurs, qu'ils soient salariés ou externes. Pour les formateurs salariés, la fiche intervenant complète le dossier RH. Pour les intervenants externes (formateurs indépendants, sous-traitants), elle accompagne le contrat de sous-traitance et est exigée par l'indicateur 17 Qualiopi (recours à des sous-traitants).
L'absence de diplôme académique dans le domaine n'est pas rédhibitoire si le formateur dispose d'une expérience professionnelle significative et reconnue dans le domaine enseigné. L'indicateur 6 ne requiert pas de diplôme spécifique, mais l'adéquation des compétences avec le contenu de la formation. Des certifications professionnelles, des habilitations spécifiques ou une expérience terrain documentée peuvent compenser l'absence de diplôme.
La fiche intervenant doit être mise à jour dès qu'un événement significatif modifie le profil du formateur : nouvelle certification ou habilitation, nouvelle expérience professionnelle, formation continue suivie. En dehors de ces événements, une révision annuelle est recommandée pour vérifier la validité des certifications et actualiser l'expérience. L'indicateur 21 Qualiopi implique que les formateurs suivent une veille pédagogique, dont les traces doivent figurer dans la fiche.
Même pour les interventions ponctuelles, une fiche simplifiée doit être constituée avant l'intervention. Elle peut se limiter aux éléments essentiels : identité, domaine d'expertise, diplômes ou certifications pertinents, expérience professionnelle dans le domaine. L'auditeur peut vérifier l'adéquation des compétences pour toute intervention, y compris occasionnelle. Une convention ou un contrat d'intervention signé avec l'expert peut compléter la fiche.
Avec le développement des formations à distance (FOAD) et des outils numériques pédagogiques, les compétences numériques des formateurs sont de plus en plus scrutées lors des audits. Le guide de lecture de l'indicateur 6 mentionne la maîtrise des outils numériques parmi les compétences pédagogiques attendues. Il est recommandé de documenter les compétences numériques : outils LMS, classes virtuelles, création de contenus e-learning.
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